Cara Balas Email yang Tepat Saat Dapat Panggilan Kerja

Penting bagi pelamar untuk menanggapi undangan tersebut dengan baik dan sopan.

Para pencari kerja tentu tidak asing dengan undangan wawancara yang biasanya dikirimkan melalui email. Saat menerima undangan wawancara, perasaan senang dan harapan bisa bercampur aduk.

Namun, penting bagi pelamar untuk menanggapi undangan tersebut dengan baik dan sopan agar menunjukkan profesionalisme dan antusiasme yang diharapkan oleh pemberi kerja.

Merespons undangan wawancara merupakan kesempatan pertama bagi pelamar untuk berkomunikasi langsung dengan calon manajer atau tim perekrutan.

Oleh karena itu, memberi kesan pertama yang baik sangatlah penting. Melansir dari berbagai sumber dan panduan tim konseling karier, berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti untuk menyusun email tanggapan dengan tepat:

Tujuh poin penting

1. Tanggapi Secepat Mungkin

Setelah menerima undangan, idealnya Anda harus merespons dalam waktu 12 jam. Ketepatan waktu menunjukkan bahwa Anda bersemangat, disiplin, dan menghargai kesempatan yang diberikan oleh perekrut.

Tanggapan yang cepat juga memberi kesan bahwa Anda menghormati waktu mereka dan siap menjalani proses perekrutan dengan komitmen tinggi.

2. Gunakan Salam yang Profesional

Mulailah email dengan sapaan yang sopan dan formal, seperti "Yang Terhormat [Nama Perekrut]" atau "Halo [Nama Perekrut]". Hindari penggunaan sapaan umum seperti "Kepada yang Terhormat" atau "Dear Sir/Madam", karena bisa terkesan terlalu generik. Memastikan nama penerima tertulis dengan benar juga menunjukkan perhatian Anda terhadap detail.

3. Ucapkan Terima Kasih

Sampaikan apresiasi Anda kepada perekrut atas kesempatan yang diberikan. Anda bisa menulis, "Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk posisi ini dan memberikan kesempatan untuk mengikuti wawancara." Kalimat ini akan memberikan kesan positif dan menunjukkan bahwa Anda menghargai usaha perekrut dalam menghubungi Anda.

4. Konfirmasikan Ketersediaan

Langsung jelaskan kapan Anda bisa mengikuti wawancara. Jika undangan tersebut memberikan beberapa opsi waktu, pilih yang paling sesuai untuk Anda dan konfirmasikan. Apabila waktu yang ditawarkan tidak cocok, berikan alternatif waktu, seperti tiga atau empat opsi lain yang memungkinkan bagi Anda.

Sertakan juga nomor telepon agar perekrut bisa menghubungi Anda jika terjadi perubahan mendadak. Anda bisa menggunakan alat penjadwalan seperti Calendly untuk mempermudah koordinasi.

5. Ajukan Pertanyaan Jika Diperlukan

Jika ada informasi yang kurang jelas dalam undangan, jangan ragu untuk bertanya. Misalnya, jika wawancara dilakukan secara langsung, Anda bisa menanyakan lokasi pastinya atau dokumen tambahan yang perlu dibawa. Pertanyaan seperti ini menunjukkan bahwa Anda serius dan memperhatikan detail proses seleksi.

6. Tutup dengan Tanda Tangan Profesional

Akhiri email dengan penutup formal seperti "Hormat saya," "Salam," atau "Terima kasih". Setelah itu, cantumkan nama lengkap, alamat email, dan nomor telepon Anda di bawah tanda tangan. Ini akan memudahkan perekrut untuk menghubungi Anda jika diperlukan.

7. Periksa Kembali Email Sebelum Dikirim

Langkah terakhir adalah memastikan email Anda bebas dari kesalahan. Email yang rapi dan bebas kesalahan menunjukkan bahwa Anda teliti dan profesional.