Contoh Surat Serah Terima Barang, Lengkap Beserta Cara Menulisnya

Surat serah terima barang adalah dokumen yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan perpindahan tangan barang.

Kamis, 21 Mar 2024 17:34:00

Surat serah terima barang adalah dokumen yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan perpindahan tangan barang.

Contoh Surat Serah Terima Barang, Lengkap Beserta Cara Menulisnya

Surat serah terima barang adalah dokumen yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan perpindahan tangan barang.

Surat serah terima barang berfungsi sebagai bentuk pertanggung jawaban tertulis atas pergerakan barang-barang dari satu tempat ke tempat lain.

Contoh, barang-barang inventaris sebuah kantor perlu dipindahkan ke gedung kantor yang baru.  

Untuk itu, diperlukan sebuah surat serah terima barang yang merinci apa saja jenis barang yang ada dan akan dipindahkan tersebut untuk menjaga kebenaran jumlah dan kesesuaian kondisinya.

Oleh karenanya, surat serah terima barang akan selalu dibutuhkan dan pembuatannya pun harus mengikuti format pembuatan surat resmi yang berlaku umum. 

Berikut contoh surat serah terima barang dan cara membuatnya yang merdeka.com lansir dari berbagai sumber:

Pengertian Surat Serah Terima Barang

Surat serah terima barang, atau yang juga umum disebut berita acara serah terima barang adalah sebuah berkas tertulis yang dijadikan bukti dalam suatu transaksi yang melibatkan dua atau lebih pihak.

Mengutip UKPBJ Kementerian PUPR, surat serah terima barang memiliki kedudukan penting dalam pengajuan pembayaran. Setelah menyelesaikan pekerjaan yang telah disepakati dan telah menunjukkan surat serah terima barang, maka penyedia barang atau jasa berhak memperoleh pembayaran.

Surat serah terima barang adalah berkas yang menerangkan objek-objek yang diserahkan atau diterima oleh sebuah pihak dalam satu persetujuan. Beberapa hal yang membutuhkan penggunaan surat serah terima barang di antaranya adalah penyerahan barang, jasa, hingga jabatan pekerjaan.

Berdasarkan Perpres 16 Tahun 2018 pasal 57, disebutkan bahwa setelah pekerjaan selesai 100% sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam kontrak, Penyedia Barang atau Jasa mengajukan permohonan tertulis kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk serah terima barang atau jasa. Mengacu pada permintaan tersebut, PPK melakukan pemeriksaan terhadap barang atau jasa yang diserahkan, lalu PPK dan penyedia barang/jasa menandatangani surat serah terima barang. Setelah proses tanda tangan selesai, penyedia barang atau jasa berhak menerima pembayaran.

Contoh Surat Serah Terima Barang

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat pada hari ini, Senin tanggal 12 September 2022 bertempat di PT. Kapanlagi Youniverse, Jl. RP. Soeroso No.18, RT.9/RW.5, Gondangdia, Kec. Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10350 oleh dan di antara:

Nama : …

Tempat/Tanggal Lahir : …

Alamat : …

No. KTP : …

Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Pertama”

Nama : …

Tempat/Tanggal Lahir : …

Alamat : …

No. KTP : …

Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Kedua”

Keputusan Para Pihak dengan hal ini menerangkan hal-hal sebagai berikut:

Bahwa Pihak Pertama dan Pihak Kedua sebelumnya telah mengadakan suatu hubungan kerja sama jual beli barang berdasarkan Perjanjian … Nomor … Tanggal … , dan dalam perjanjian tersebut, Pihak Pertama adalah penjual sedangkan Pihak Kedua adalah pembeli.

Bahwa sebagai Penjual Pihak Pertama wajib untuk menyerahkan kepada Pihak Kedua sebagai Pembeli, sebuah barang berupa … Merek … Jenis … Nomor … Warna … dengan jumlah … unit. 

Bahwa untuk melaksanakan kewajiban tersebut seperti dimaksud dalam Butir 2 di atas, Pihak Pertama dengan ini menyerahkan barang kepada Pihak Kedua seperti Pihak Kedua menerima barang dari Pihak Pertama.

Kewajiban Pihak Pertama sebagai penjual adalah untuk menyerahkan barang tersebut kepada Pihak Kedua sebagai pembeli berdasarkan perjanjian yang telah dilaksanakan.

Berita acara ini merupakan wujud dan bagian dari pelaksanaan perjanjian dan sekaligus sebagai Tanda Terima Barang di antara Para Pihak.

Oleh karenanya merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan dari perjanjian tersebut.

Demikian Berita Acara tersebut dibuat dengan penuh tanggung jawab dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Para Pihak



Pihak Pertama,          Pihak Kedua,



Nama


Nama

merdeka.com

Komponen-komponen Surat Serah Terima Barang

Berikut beberapa komponen surat serah terima barang yang penting diperhatikan, antara lain:

1. Identitas Pihak Pengirim

Pada bagian atas surat, sebaiknya mencantumkan identitas lengkap pihak pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Identitas Pihak Penerima

Selain identitas pihak pengirim, identitas pihak penerima juga perlu dicantumkan dengan lengkap. Hal ini penting agar pihak penerima dapat dengan mudah mengenali surat serah terima barang tersebut.

3. Rincian Barang

Bagian ini harus memuat rincian barang yang diserahkan, seperti nama barang, jumlah, ukuran, dan kondisi barang. Jika ada tambahan informasi, seperti tahun produksi atau merek, juga sebaiknya disertakan untuk memberikan detail yang lebih lengkap.

4. Tanggal dan Lokasi Penyerahan

Tuliskan tanggal dan lokasi penyerahan barang dengan jelas pada surat serah terima. Informasi ini akan menjadi bukti bahwa barang telah diserahkan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

5. Tanda Tangan dan Nama Pihak Pengirim serta Penerima

Setelah semua informasi di atas telah tercantum dengan lengkap, pihak pengirim dan penerima diminta untuk menandatangani surat serah terima barang sebagai tanda persetujuan dan penerimaan barang yang telah diserahkan.

Fungsi Surat Serah Terima Barang

Surat serah terima barang memiliki beberapa fungsi yang penting, antara lain:

1. Bukti penerimaan barang

Surat ini digunakan sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pihak penerima. Hal ini penting dalam menghindari kesalahpahaman atau sengketa di masa depan terkait dengan keberadaan dan kondisi barang.

2. Validasi transaksi

Surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi jual beli atau pengiriman barang telah dilakukan secara sah dan sesuai dengan kesepakatan. Dengan adanya surat serah terima barang, kedua belah pihak dapat merasa aman dan yakin bahwa semua proses transaksi telah selesai dengan baik.

3. Memudahkan proses klaim asuransi

Jika terjadi kerusakan atau hilangnya barang dalam proses pengiriman, surat serah terima barang akan menjadi bukti yang diperlukan untuk mengajukan klaim asuransi.

Dalam hal ini, detail yang tercantum dalam surat serah terima barang akan membantu memperkuat klaim asuransi Anda, seperti kondisi barang sebelum dikirim, jumlah barang, dan informasi pengiriman lainnya.

Cara Membuat Surat Serah Terima Barang

Membuat surat serah terima barang adalah langkah penting dalam proses pengiriman atau penerimaan barang.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat serah terima barang:

1. Header Surat

Mulailah dengan membuat header surat yang mencakup informasi penting seperti nama perusahaan atau individu yang mengirimkan barang (pengirim) dan nama perusahaan atau individu yang menerima barang (penerima). Sertakan juga alamat lengkap dan kontak yang dapat dihubungi.

2. Identifikasi Barang

Jelaskan barang secara spesifik yang diserahkan. Ini termasuk deskripsi detail barang, seperti nama barang, nomor seri (jika ada), jumlah barang, dan kondisi barang (baik, rusak, dll.).

3. Tanggal dan Tempat

Tuliskan tanggal dan tempat di mana proses serah terima barang dilakukan. Hal ini penting untuk mencatat waktu dan lokasi transaksi, sehingga dapat dijadikan referensi di masa depan jika diperlukan.

4. Pernyataan Serah Terima

Sertakan pernyataan yang jelas dan ringkas yang menyatakan bahwa barang tersebut diserahkan dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Misalnya, "Dengan ini, kami menyatakan bahwa barang-barang tersebut telah diserahkan secara lengkap dan dalam kondisi baik kepada pihak penerima."

5. Tanda Tangan dan Tanggal

Persiapkan ruang untuk tanda tangan dan tanggal dari pihak yang melakukan serah terima (baik pengirim maupun penerima). Tanda tangan menunjukkan persetujuan dari kedua belah pihak atas transaksi tersebut.

6. Saksi (Opsional)

Jika dianggap perlu, Anda dapat menambahkan kolom untuk saksi yang dapat mengonfirmasi bahwa proses serah terima barang telah dilakukan dengan benar. Saksi ini bisa merupakan pihak ketiga yang independen atau pihak internal perusahaan.

7. Catatan Tambahan (Opsional)

Jika ada informasi tambahan yang relevan atau penting untuk disertakan, seperti syarat atau kondisi spesifik terkait dengan barang tersebut, Anda dapat menyertakannya dalam catatan tambahan.

Pastikan untuk membuat salinan surat serah terima barang untuk dicatat oleh kedua belah pihak. Hal ini akan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki dokumentasi yang sama dan dapat digunakan sebagai referensi di masa depan jika diperlukan.