Ijazah Hilang atau Rusak? Ini Kiat dan Prosedur Legal Mengurusnya

Topik seputar keabsahan dan keberadaan dokumen ijazah kerap menjadi perbincangan publik. Di luar ranah politik atau hukum, ijazah fisik maupun digital pada dasarnya adalah dokumen resmi berharga yang rawan hilang, terbakar, terendam banjir, hingga rusak dimakan usia.

Mengutip panduan resmi layanan Dinas Pendidikan (Disdik) dan regulasi Kemendikbudristek (seperti Permendikbud No. 29 Tahun 2014), pemerintah tidak menerbitkan ulang lembar ijazah asli yang hilang atau rusak. Sebagai gantinya, negara menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI).

SKPI ini dicetak menggunakan kop resmi, ditandatangani oleh pejabat berwenang, serta dilengkapi cap basah dan pasfoto terbaru, sehingga memiliki kekuatan hukum yang sah dan setara dengan ijazah asli.

Berikut langkah hukum dan birokrasi yang perlu Anda lakukan untuk mengurus ijazah yang hilang atau rusak:

1. Lapor Kehilangan ke Kepolisian

Langkah utama yang wajib dilakukan saat ijazah hilang adalah mendatangi kantor kepolisian (Polsek atau Polres) di area lokasi hilangnya dokumen atau tempat tinggal Anda.

Persyaratan: Siapkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan fotokopi ijazah yang hilang (jika ada).
Dokumen Tambahan (Musibah): Bila ijazah hilang akibat bencana seperti kebakaran atau banjir, sertakan Surat Keterangan Bencana dari RT/RW atau kelurahan setempat untuk memperkuat bukti pelaporan.
Hasil: Petugas kepolisian akan menerbitkan Surat Keterangan Tanda Lapor Kehilangan (SKTLK). Berkas ini merupakan syarat mutlak yang harus dilampirkan saat mengajukan SKPI ke sekolah atau Dinas Pendidikan.

2. Penyiapan Dokumen Pendukung & SPTJM

Berdasarkan ketentuan pelayanan teknis Dinas Pendidikan, pemohon wajib menyiapkan berkas administrative berikut:

Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM): Surat pernyataan bermaterai Rp10.000 dari pemohon yang menyatakan bahwa ijazah benar-benar hilang/rusak dengan sebenar-benarnya.
Bukti Fisik Ijazah Rusak: Khusus ijazah yang rusak (terbakar/robek/terendam), bukti fisik yang tersisa wajib dilampirkan.
Pasfoto Terbaru: Pasfoto formal ukuran 3x4 atau 4x6 (sesuai ketentuan Disdik setempat).
Identitas Diri: Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga (KK)

3. Pengurusan di Sekolah Asal

Jika sekolah tempat Anda lulus masih beroperasi:

Datangi bagian Tata Usaha (TU) sekolah dengan membawa seluruh dokumen pendukung.
Petugas sekolah akan memverifikasi data kelulusan pada Buku Induk Siswa.
Kepala Sekolah akan menerbitkan dan menandatangani SKPI yang dibubuhi cap basah, pasfoto, serta cap tiga jari pemohon.
Di beberapa daerah, SKPI dari sekolah dilanjutkan ke Kantor Cabang Dinas (KCD) atau Dinas Pendidikan setempat untuk pengesahan/pengetahuannya.

4. Pengurusan ke Dinas Pendidikan / LLDIKTI (Jika Sekolah Sudah Tutup)

Jika sekolah asal Anda sudah tidak beroperasi atau tutup:

Tingkat SD/SMP/SMA: Pengurusan dialihkan sepenuhnya ke kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Provinsi setempat.
Syarat Tambahan: Dinas Pendidikan umumnya meminta Surat Pernyataan Saksi bermaterai dari 2 (dua) orang teman seangkatan/sekelas, dilengkapi fotokopi KTP dan fotokopi ijazah saksi yang sudah dilegalisir. Dinas akan memverifikasi data sebelum menerbitkan SKPI resmi atas nama Dinas Pendidikan.
Tingkat Perguruan Tinggi: Jika kampus sudah tutup, pengurusan dilakukan melalui kantor LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayah perguruan tinggi tersebut pernah berdiri.

Memahami prosedur legal pengurusan dokumen bukan hanya penting saat menghadapi kendala kehilangan atau kerusakan, tetapi juga menjadi sarana perlindungan hak-hak administratif warga negara. Dengan selalu menyimpan salinan digital dan merawat fisik dokumen asli secara tepat, risiko kerugian administratif di masa depan dapat diminimalkan.