Transformasi Layanan Hukum: Digitalisasi Pengawasan Notaris DIY Permudah Masyarakat dan Tingkatkan Efisiensi

Memilih notaris yang tepat menjadi krusial dalam setiap transaksi properti, mulai dari pembuatan akta jual beli hingga pengesahan dokumen kepemilikan aset. Bagi pengembang properti seperti Irene (56) di Ngemplak, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta, kepercayaan dan kepastian hukum adalah pertimbangan utama dalam memilih notaris.

Irene, yang telah 15 tahun berkecimpung di bidang properti, mengungkapkan bahwa ia selalu mencari notaris yang komunikatif, cepat, dan aman, seringkali berdasarkan rekomendasi dari rekan atau broker terpercaya. Ia menghindari notaris dengan rekam jejak yang belum jelas, karena kredibilitas menjadi faktor penentu utama baginya. Namun, tidak semua masyarakat memiliki pengalaman dan jaringan yang sama, sehingga mencari notaris seringkali menjadi proses yang membingungkan.

Padahal, setiap akta yang disusun notaris memiliki konsekuensi hukum yang besar bagi para pihak. Kesalahan data atau informasi yang tidak jujur dapat menimbulkan persoalan di kemudian hari, terutama dalam transaksi pertanahan. Realitas ini diperkuat dengan data Kemenkum DIY yang mencatat puluhan kasus pengaduan terhadap notaris setiap tahun, menunjukkan perlunya pendekatan baru dalam pengawasan kenotariatan yang tidak lagi bergantung pada metode konvensional.

Melihat tantangan dalam pengawasan notaris konvensional, Kantor Wilayah Kemenkum DIY merintis inovasi Sistem Informasi Elektronik Monitoring Notaris (SIEMON). Aplikasi berbasis web ini digagas sejak tahun 2018 untuk menata pelaporan notaris yang sebelumnya melalui surat elektronik dan sering menumpuk, menyulitkan proses pemantauan.

Kepala Divisi Pelayanan Hukum Kanwil Kemenkum DIY, Evy Setyowati Handayani, menjelaskan bahwa digitalisasi sangat diperlukan untuk mengatasi keterbatasan pengawasan manual. Dengan jumlah notaris yang mencapai sekitar 539 orang di DIY, pengawasan langsung ke setiap kantor tidak lagi efektif. Melalui SIEMON, notaris diwajibkan melaporkan kinerja secara berkala, termasuk jumlah akta yang dibuat setiap bulan, yang kemudian menjadi dasar pemantauan dan evaluasi.

Dalam pengembangannya, SIEMON tidak hanya digunakan untuk pemantauan internal, tetapi juga dilengkapi fitur yang dapat diakses masyarakat tanpa perlu login. Pengguna dapat melihat profil notaris, lokasi terdekat melalui peta digital, dan kinerja notaris yang ditandai dengan kode warna (biru, kuning, merah) berdasarkan tingkat kepatuhan pelaporan dan pelaksanaan tugas. Fitur ini memberikan gambaran awal bagi masyarakat sebelum memilih notaris, terutama bagi mereka yang belum memiliki referensi. Irene pun mengakui bahwa fitur ini akan sangat mempermudah, terutama bagi pengguna jasa notaris yang baru.

Selain itu, SIEMON juga dikembangkan untuk mendukung pemeriksaan protokol notaris secara daring, inovasi yang krusial terutama saat pandemi COVID-19 ketika mobilitas terbatas. Melalui sistem ini, notaris dapat mengunggah dokumen dan data pendukung sebagai bagian dari proses verifikasi awal sebelum pengecekan lanjutan. Hingga tahun 2025, sekitar 97,7 persen notaris di DIY telah diperiksa melalui mekanisme digital ini.

Digitalisasi pengawasan notaris melalui SIEMON tidak hanya berdampak pada internal lembaga, tetapi juga meningkatkan efisiensi proses administrasi secara signifikan. Pelaporan yang sebelumnya manual kini beralih ke sistem elektronik, memudahkan penelusuran data dan menghemat biaya operasional.

Sebelum digitalisasi, pengawasan harus dilakukan dengan mendatangi kantor notaris satu per satu, yang memerlukan waktu dan biaya perjalanan dinas yang tidak sedikit. Evy Setyowati Handayani menegaskan bahwa pemeriksaan tidak lagi harus melalui perjalanan dinas, sehingga lebih efisien dari sisi waktu dan biaya.

Ketua Pengurus Wilayah Ikatan Notaris Indonesia (INI) DIY, Agung Herning, mengakui bahwa sistem digital ini membantu meningkatkan transparansi dan mendukung profesionalitas notaris dalam menjalankan tugas. Data yang tersaji dalam sistem juga menjadi bahan evaluasi bagi lembaga pengawas, sekaligus mendorong notaris untuk lebih tertib dalam pelaporan.

Pengembangan SIEMON bahkan mendapat pengakuan di tingkat nasional, menjadi finalis Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik (KIPP) 2025 yang diselenggarakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kementerian PANRB) dalam kategori transformasi digital. Capaian ini menunjukkan bahwa upaya digitalisasi pengawasan notaris di DIY mulai dilirik sebagai praktik baik dalam pelayanan publik.

Kepala Kantor Wilayah Kemenkum DIY, Agung Rektono Seto, menyatakan bahwa pengembangan sistem digital adalah bagian dari arah transformasi layanan hukum yang lebih terintegrasi. Ke depan, SIEMON diarahkan untuk terintegrasi dalam sistem layanan digital yang lebih luas melalui konsep superapps yang menggabungkan berbagai layanan dalam satu platform. Digitalisasi, menurutnya, tidak hanya menjadi alat pengawasan, tetapi juga membuka akses informasi yang lebih luas bagi masyarakat, menjadikan layanan hukum lebih transparan, akuntabel, dan mudah diakses.

Sumber: AntaraNews