TOR adalah Kerangka Acuan Kerja, Ketahui Berbagai Tujuannya

Merdeka.com - Pelaksanaan suatu proyek dalam bisnis tentu dilakukan dengan perencanaan yang jelas. Mulai dari jenis kegiatan, tujuan kegiatan, metode atau tahapan pelaksanaan, hingga waktu dan tempat eksekusi. Berbagai hal ini, perlu ditentukan secara rinci agar bisa menjadi kerangka acuan kerja dalam pelaksanaannya.

Dalam hal ini, kerangka acuan kerja suatu proyek atau kegiatan sering disebut juga dengan istilah Terms of Reference (TOR). TOR adalah sebuah berkas atau dokumen yang berisi tentang landasan, tujuan, hingga struktur proyek yang akan dilaksanakan. Dokumen ini biasanya dibuat di awal waktu sebelum realisasi proyek dilakukan.

Sebagai acuan kerja, tentu TOR dapat membantu proses pelaksanaan kegiatan atau proyek berjalan dengan lancar. Dengan acuan ini, dapat lebih diminimalisir hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana awal. Bukan hanya itu, TOR juga memiliki berbagai tujuan lain yang tak kalah penting, seperti dasar perhitungan audit hingga sarana mengendalikan kinerja.

Selain di bidang bisnis dan industri, dokumen TOR juga dibutuhkan di berbagai proyek atau kegiatan lain, termasuk di bidang pendidikan hingga pemerintah. Bagi Anda yang bekerja di bidang perencanaan program atau kegiatan, maka penting untuk memahami lebih jelas apa itu TOR, tujuan, dan cara pembuatannya.

Dari berbagai sumber, kami merangkum beberapa penjelasan mengenai TOR adalah sebagai berikut.

Pengertian dan Tujuan TOR

Seperti disebutkan sebelumnya Terms of Reference atau TOR adalah berkas atau dokumen yang berisi tentang landasan, tujuan, dan struktur proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Selain itu, TOR juga berisi perjanjian, jadwal pertemuan dan negosiasi dengan pihak-pihak terkait yang akan dilakukan.

Dokumen ini biasanya dibuat oleh Tim Project Managemen setiap kali perusahaan atau lembaga akan melaksanakan suatu proyek. Sebagai landasan atau acuan kerja proyek, TOR juga memiliki beberapa tujuan lain yang tak kalah penting, yaitu:

Kerangka TOR

Setelah mengetahui TOR adalah dokumen umum yang berisi penjelasan rinci dari perencanaan suatu proyek, berikutnya akan dijelaskan apa saja isi dari kerangka TOR. Secara umum, dokumen TOR harus memuat unsur 5w+1h, yaitu what, why, who, when, where, dan how. Selain itu ditambahkan pula unsur how much yang berkaitan dengan anggaran. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.

Latar belakang: Menjelaskan unsur why yaitu alasan atau latar belakang dari sebuah proyek yang akan dilakukan. Ini berupa ide gagasan, konsep, dasar hukum, hingga kebijakan yang terkait dengan proyek.

Uraian kegiatan: Menjelaskan tentang unsur what, yaitu jenis proyek apa yang akan dilakukan, serta batasan-batasan yang berlaku dalam pelaksanaan proyek.

Tujuan dan manfaat: Menjelaskan tentang unsur why, yaitu alasan atau tujuan dari pelaksanaan suatu proyek. Selain tujuan, dituliskan pula output atau manfaat yang akan dihasilkan dari pelaksanaan proyek tersebut.

Metode dan tahapan: Menjelaskan tentang unsur how, berisi tentang metode apa yang digunakan untuk melaksanakan proyek tersebut. Disertakan pula tahapan atau langkah-langkah dari awal hingga akhir secara rinci sebagai acuan kerja.

Jadwal dan tempat: Menjelaskan unsur when dan where, yaitu jadwal dan tempat pelaksanaan proyek. Ini biasanya dijabarkan dalam tabel waktu yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek tersebut akan dilakukan.

Produk: Menjelaskan unsur what, yaitu produk apa yang akan dihasilkan dari kegiatan atau proyek tersebut. Disertakan pula perencanaan produksi, proses yang akan dilakukan, workshop, hingga presentasi produk.

Tim evaluasi: Menjelaskan tentang who, yaitu tim mana saja yang tergabung dan mendapat bagian dari proyek ini. Dijelaskan secara rinci masing-masing anggota tim, tugas, keterampilan, pengalaman proyek lain yang pernah dilakukan.

Logistik dan anggaran: Menjelaskan tentang unsur how much, berkaitan dengan logistik dan anggaran dana yang dibutuhkan dalam proyek tersebut. Hal yang termasuk dalam rincian anggaran ini seperti nominal gaji, akomodasi perjalanan, biaya fasilitas yang dibutuhkan seperti transportasi, komputer, internet, dan lainnya sesuai kebutuhan.

Pelaksana dan penanggung jawab: Menjelaskan tentang unsur who, yaitu siapa yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab dari proyek tersebut. Dijelaskan pula perannya dalam proyek, seperti jobdesk dan wewenang yang dimiliki dalam pelaksanaan proyek.

Cara Membuat TOR

Setelah mengetahui TOR adalah dokumen penting yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek, terakhir akan dijelaskan bagaimana cara membuat TOR dengan baik. Secara umum, penyusunan dokumen TOR harus didasarkan pada isi kerangka yang telah disebutkan di atas. Mulai dari latar belakang, tujuan, metode, hingga rincian anggaran, pelaksana dan penanggung jawab.

Namun, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dokumen TOR. Berikut cara membuat TOR yang baik dan benar, bisa Anda praktikkan:

1. Jelaskan latar belakang dengan rinci yang memuat visi dan misi proyek, peran masing-masing pihak dan pemangku kepentingan, dan gambaran singkat progres pembentukan proyek.
2. Paparkan tujuan proyek secara rinci dengan menyesuaikan sumber daya yang dimiliki dan jangka waktu yang tersedia, agar tujuan dapat terlihat realistis.
3. Paparkan metode secara rinci dari awal hingga tahapan akhir yang akan dilakukan.
4. Sertakan analisis kemungkinan masalah yang akan ditemui. Dengan prediksi masalah, setiap pihak dapat berhati-hati dengan peluang eror yang akan terjadi saat pelaksanaan proyek. Dalam hal ini, tim manajemen proyek bisa menyusun solusi yang dapat dilakukan agar proyek bisa kembali on track, atau setidaknya dampak yang ditimbulkan tidak terlalu besar.