Macam-Macam Surat Resmi, Ketahui Fungsi dan Contohnya

Merdeka.com - Surat resmi merupakan salah satu jenis dokumen yang sering kali dibutuhkan dalam berbagai macam kegiatan atau kepentingan. Surat resmi ini biasanya digunakan oleh berbagai macam instansi atau lembaga mempunyai prosedur birokrasi dalam mengurus berbagai hal administratif, Seperti surat-surat resmi yang dikeluarkan pada lembaga pendidikan, kantor pemerintah, atau lembaga lain.

Surat resmi ini biasanya ditulis dengan gaya penulisan yang sistematis. Dalam hal ini, terdapat beberapa ciri bagian yang dipenuhi dan harus ada dalam sebuah surat resmi. Seperti bagian kop surat, nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, hingga lampiran. Bukan hanya itu, surat resmi juga biasanya dilengkapi dengan cap instansi atau lembaga yang menunjukkan keaslian surat.

Terdapat macam-macam surat resmi yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Masing-masing dari jenis surat ini mempunyai karakteristik yang berbeda-beda. Bukan hanya itu, masing-masing surat tentu mempunyai tujuan yang beragam pula. Bagi Anda yang sering berurusan atau sedang menyiapkan dokumen surat penting untuk tujuan tertentu, bisa menyimak informasi tentang macam-macam surat resmi berikut.

Dengan mengetahui informasi berikut, Anda bisa membedakan setiap jenis surat resmi dan karakteristiknya. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui beberapa contoh atau bentuk surat yang termasuk dalam setiap jenisnya.

Dilansir dari Liputan6.com, berikut kami merangkum macam-macam surat resmi beserta informasi lainnya yang perlu Anda ketahui.

Mengenal Surat Resmi

©2014 Merdeka.com/Shutterstock/andia

Sebelum mengetahui macam-macam surat resmi, perlu dipahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan surat resmi. Surat resmi dapat dipahami sebagai suatu dokumen yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi.

Biasanya surat resmi ditulis oleh pihak-pihak tertentu, baik perorangan, organisasi, atau instansi tertentu. Surat resmi ini dibuat sebagai media komunikasi dari satu pihak ke pihak lain secara formal.

Fungsi Surat Resmi

Sebelum masuk pada pembahasan macam-macam surat resmi, terdapat beberapa fungsi surat resmi yang perlu diketahui. Seperti diketahui, surat resmi ini digunakan untuk keperluan formal sehingga tidak jarang surat ini terikat oleh hukum atau ketentuan resmi. Selain sebagai salah satu dokumen untuk kepentingan formal, berikut beberapa fungsi surat resmi yang perlu diketahui :

Karakteristik Surat Resmi

©Shutterstock.com/Andrey_Popov

Selain memiliki beberapa fungsi, surat resmi juga mempunyai ciri khusus yang harus ada dan tercantum di dalamnya. Ciri khusus ini berupa bagian-bagian surat yang perlu dituliskan dalam berbagai macam-macam surat resmi. Berikut beberapa bagian yang harus ada dalam surat resmi yang perlu diketahui :

Macam-Macam Surat Resmi

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan karakteristiknya, berikutnya akan dijelaskan mengenai macam-macam surat resmi yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Masing-masing surat resmi ini mempunyai fungsi kegunaan yang bermacam-macam. Berikut adalah macam-macam surat resmi beserta contohnya yang perlu Anda ketahui :

1. Surat Permohonan

Macam-macam surat resmi yang pertama yaitu surat permohonan. Surat ini dibuat untuk menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Permohonan yang disampaikan bisa berasal dari perseorangan, organisasi, atau lembaga. Contoh surat permohonan ini meliputi surat bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain sebagainya.

2. Surat Keputusan

Macam-macam surat resmi berikutnya yaitu surat keputusan, Sesuai dengan namanya, surat ini berisi keputusan yang berkaitan dengan suatu masalah atau hal-hal yang sebelumnya belum jelas. BIasanya surat keputusan ini banyak digunakan oleh instansi atau lembaga. Contohnya seperti surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan panitia dari Kepala Sekolah, surat keputusan pengangkatan tenaga kerja.

3. Surat Kuasa

Selanjutnya adalah surat kuasa. Surat ini ditulis untuk memberikan wewenang atau kuasa kepada pihak ketika yang dipercaya untuk melakukan hal atau keperluan tertentu. Surat kuasa ini dibagi menjadi dua jenis yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Masing-masing surat kuasa ini mempunyai dasar hukum yang jelas. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Macam-macam surat resmi lainnya yaitu surat perintah. Ini merupakan jenis surat resmi yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Biasanya surat ini berisi instruksi atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas atau kegiatan tertentu. Contohnya, surat perjalanan dinas, surat perintah lembur, dan lain-lain.

5. Surat Pengantar

Berikutnya adalah surat pengantar. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk keperluan pribadi. Umumnya surat pengantar merupakan salah satu dokumen penting yang harus dilengkapi ketika mengurus kepentingan administratif. Misalnya seperti surat pengantar keterangan e-KTP, surat proposal bantuan dana, atau surat keterangan tidak mampu.

6. Surat Edaran

Macam-macam sarat resmi juga bisa berupa surat edaran. Surat edaran ini berisi pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu yang ditujukan pada pihak lain. Biasanya surat edaran banyak digunakan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi. Misalnya surat edaran pengumuman libur.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.