Enterprise Resource Planning adalah Sistem Informasi bagi Perusahaan, Ini Kegunaannya

Merdeka.com - Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perusahaan yang meliputi semua fungsi yang terdapat di dalam perusahaan yang didorong oleh beberapa modul software yang terintegrasi untuk mendukung proses bisnis internal perusahaan.

Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur umumnya dimulai dari memproses data yang masuk, melacak status dari penjualan, inventory, pengiriman barang, dan penagihan barang, serta memperkirakan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia.

Banyak aplikasi perangkat lunak ERP penting bagi perusahaan karena membantu mereka mengimplementasikan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan semua proses yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan mereka dengan satu sistem.

Berikut selengkapnya tentang Enterprise Resource Planning beserta kegunaan, kelebihan, dan kekurangannya:

Sejarah Praktik ERP

Bisnis selalu mencoba menggunakan manajemen sumber daya perusahaan, meskipun tidak memiliki nama itu. Perusahaan selalu berjuang untuk menyeimbangkan semua praktik mereka yang berbeda dengan mengorbankan sumber daya di tempat lain. 

Untuk waktu yang lama ini berarti perusahaan harus mempekerjakan staf tambahan untuk mengelola setiap departemen. 

Melansir dari laman Software Connect, jejak pertama ERP ditemukan di bidang manufaktur, dengan model Economic Order Quantity (EOQ), sistem penjadwalan berbasis kertas. Ini digantikan oleh alat perencanaan material resource planning (MRP) yang dikembangkan pada akhir 1960-an yang akhirnya menjadi alat perencanaan material resource planning (MRP II). 

Praktik ERP modern dimulai pada 1990-an karena munculnya perangkat lunak komputer yang diintegrasikan dengan operasi bisnis sehari-hari. Diciptakan oleh Gartner Group, istilah ini awalnya hanya berfokus pada alat digital baru yang memungkinkan produsen untuk mengelola hubungan rantai pasokan, mengontrol inventaris, mengotomatiskan akuntansi, dan banyak lagi.

Saat ini, ERP ditemukan di berbagai industri, tidak hanya manufaktur. Dan sejak awal mulanya, perangkat lunak ERP kini tersedia dari platform yang dihosting di Cloud.

Jenis ERP menurut Industri

Ada beberapa jenis ERP yang dirancang untuk beberapa industri untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka yaitu sebagai berikut:

ERP Pakaian : Industri pakaian harus menangani banyak pergantian saat tren mode dan musim berubah.

ERP Otomotif : Produsen mobil dapat mengandalkan alat ERP untuk menangani manajemen inventaris, kontrol kualitas, dan penjadwalan.

ERP Konstruksi : Kontraktor konstruksi harus tetap mengontrol tenaga kerja, material, peralatan, dan subkontraktor yang mereka sewa untuk suatu pekerjaan. Software ERP membantu manajemen tugas konstruksi.

ERP Pendidikan Tinggi : Sistem ERP perguruan tinggi dan universitas mendukung proses bisnis akademik mulai dari penagihan uang sekolah hingga penilaian ujian.

Manufaktur ERP atau MRP : Kembali ke asal-usul ERP, MRP menyediakan perencanaan produksi, penjadwalan beban kerja personel dan mesin, dan kontrol inventaris umum di sepanjang rantai pasokan.

Mengapa sangat penting untuk menggunakan solusi ERP khusus industri? Sistem ERP umum akan memberatkan Anda dengan fitur-fitur yang tidak perlu. Misalnya, produsen membutuhkan aplikasi untuk mendapatkan bahan baku, sedangkan sektor pendidikan tinggi kebanyakan membutuhkan alat penjadwalan untuk siswa, guru, dan staf. 

Sementara pabrik masih membutuhkan ERP dengan aplikasi penjadwalan, sekolah tidak membutuhkan ERP untuk mengelola bahan baku.

Jika bisnis Anda mengunduh ERP umum lengkap dengan fitur yang tidak Anda perlukan, yang Anda lakukan hanyalah memperlambat sumber daya Anda sendiri. Alih-alih membebani komputer dengan paket perangkat lunak yang membengkak, hemat ruang komputasi dengan hanya menginstal ERP yang dibutuhkan.

10 Manfaat Software Enterprise Resource Planning

Berikut manfaat ERP utama saat menerapkan sistem ERP yang kuat dilansir dari Work Wise Software :

1.    Keunggulan kompetitif

Memang benar bahwa software ERP membutuhkan investasi yang besar, tetapi ada juga biaya yang lebih besar jika tidak melakukan investasi. 

Menerapkan perangkat lunak membantu Anda tetap terdepan dalam persaingan karena Anda tidak lagi menanggung risiko membuat kesalahan bisnis yang mahal, yang dapat menempatkan Anda di belakang paket alih-alih di depan. 

Produsen tidak dapat menunda implementasi ERP sementara pesaing mereka berinvestasi pada ERP dan mulai menuai banyak manfaat yang akan kita bahas di bawah ini.

2.    Efisiensi Proses yang Lebih Baik

Platform ERP menghilangkan proses berulang dan sangat mengurangi kebutuhan untuk memasukkan informasi secara manual, yang tidak hanya meningkatkan produktivitas pengguna, tetapi juga menghilangkan kemungkinan data yang tidak akurat yang dapat menyebabkan kesalahan bisnis yang mahal. 

Manfaat penerapan sistem ERP dalam suatu organisasi juga akan meningkatkan aktivitas bisnis sehari-hari dengan merampingkan proses bisnis, yang membuatnya lebih mudah dan lebih efisien bagi perusahaan untuk mengumpulkan data, tidak peduli di departemen mana mereka bekerja. 

3.    Peramalan Akurat

Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan memberi pengguna Anda, dan terutama manajer, alat yang mereka butuhkan untuk membuat perkiraan yang lebih akurat. Ini membantu pengguna perangkat lunak, dan bisnis secara keseluruhan, berpikir ke depan dan merencanakan dengan tepat apa yang mereka butuhkan dari inventaris dan penjualan hingga keuangan dan layanan pelanggan. 

Dengan peramalan yang lebih kuat, bisnis dapat secara efektif menurunkan biaya bisnis, yang menghemat uang serta menjadi unit yang lebih proaktif secara keseluruhan. Karena informasi dalam ERP seakurat mungkin, diperbarui secara real time, bisnis dapat membuat perkiraan yang realistis dan perkiraan yang lebih efektif.

4.    Kolaborasi Departemen

Kolaborasi antar departemen adalah bagian bisnis yang krusial dan seringkali diperlukan, terutama karena proyek bisnis sering melibatkan lebih dari satu departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam alat ERP Anda menjadi terpusat dan konsisten, tidak ada alasan mengapa departemen tidak dapat bekerja sama, berbagi informasi dan berkolaborasi kapan pun diperlukan. 

Perangkat lunak ini juga menyentuh hampir setiap aspek bisnis, sehingga secara alami mendorong upaya kolaboratif antar departemen. Keunggulan software ERP adalah dapat diperbarui secara real time, jadi tidak masalah jika Anda menggunakan software ERP di pagi, sore hari, atau dari lokasi yang jauh, kesempatan untuk berkomunikasi, berbagi informasi, dan menggunakan data selalu tersedia dan akurat.

5.    Resource yang Skalabel

Sistem ERP terstruktur memungkinkan penambahan pengguna dan fungsi baru untuk mengembangkan solusi yang diimplementasikan pada awalnya dari waktu ke waktu. Tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda, ERP tumbuh bersamanya, mampu menampung pengguna baru dan putaran data baru kapan pun bisnis Anda siap untuk berkembang. 

6.    Informasi Terintegrasi

Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan bertindak sebagai hub pusat untuk semua informasi penting yang dibutuhkan bisnis Anda dan departemen di dalamnya untuk memelihara praktik dan operasi bisnis sehari-hari. 

Tidak ada lagi masalah dengan data yang tersebar di database terpisah; semua informasi akan disimpan di satu lokasi. Ini berarti Anda dapat mengintegrasikan platform seperti perangkat lunak CRM Anda dengan perangkat lunak ERP Anda, menjaga data tetap konsisten, akurat, dan unik. 

7.    Penghematan biaya

Dengan satu sumber informasi yang akurat dan real-time, perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan mengurangi biaya administrasi dan operasi, memungkinkan bisnis untuk memanfaatkan uang di bidang lain yang sangat dibutuhkan. 

Ini memungkinkan pabrikan untuk secara proaktif mengelola operasi, mencegah gangguan dan penundaan, memecah kemacetan informasi dan membantu pengguna membuat keputusan lebih cepat. 

8.    Proses yang Disederhanakan

Ketika produsen tumbuh, operasi mereka menjadi semakin kompleks, yang sayangnya meningkatkan peluang untuk membuat kesalahan yang mahal. Perangkat lunak manufaktur mengotomatiskan operasi bisnis lintas departemen, memberikan informasi yang akurat dan real-time kepada semua orang yang menggunakan solusi tersebut, sambil menghilangkan tugas manual, yang sering kali berpotensi menyebabkan kesalahan. 

ERP meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan membantu pengguna menavigasi proses yang kompleks, mencegah data masuk kembali, dan meningkatkan fungsi seperti produksi, penyelesaian pesanan, dan pengiriman. Seluruh proses yang efisien dan efisien.

9.    Mobilitas

Keuntungan perencanaan sumber daya perusahaan adalah kemampuan perangkat lunak untuk menjadikan pengguna sebagai pusat perhatiannya, memberikan gaya penerapan yang akan memberi perwakilan penjualan di jalan peluang yang sama seperti pengguna di kantor untuk menggunakan ERP kapan pun dan di mana pun mereka membutuhkannya. 

Dengan perangkat lunak WorkWise ERP, pengguna memiliki akses ke database terpusat dari mana pun Anda bekerja dan dari perangkat yang berbeda termasuk laptop, tablet, atau ponsel Anda. Adaptasi perangkat lunak ERP sangat penting, karena meningkatkan produktivitas dan membuat informasi dapat diakses di mana pun Anda berada. 

10.    Peningkatan Produktivitas

Hemat waktu dan tingkatkan tingkat produktivitas. Kedengarannya terlalu bagus untuk jadi kenyataan? Ini bukan dengan otomatisasi dan kemampuan perampingan perangkat lunak ERP. 

Seringkali, ketika tugas yang membosankan menghabiskan banyak waktu bisnis yang dibutuhkan, dapat terjadi penundaan dalam produksi, yang dapat mempengaruhi bisnis Anda dan bahkan pengalaman layanan pelanggan. 

Dengan mengotomatiskan proses redundan, pengguna memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan proyek dan tugas lain yang sensitif terhadap waktu, menekan proyek dan tugas yang mungkin benar-benar membutuhkan lebih banyak perhatian dan waktu Anda. 

Pengguna juga akan dapat bekerja lebih mudah karena solusinya dirancang untuk kemudahan penggunaan. ERP dirancang dengan mempertimbangkan kemudahan penggunaan, serta memberikan waktu istirahat bagi bisnis dari tugas-tugas yang bertele-tele, memungkinkan Anda mengalihkan fokus ke hal-hal lain.

Kekurangan Software ERP

Dengan begitu banyaknya manfaat perangkat lunak ERP, Anda mungkin siap untuk mulai membandingkan sistem. Namun, sama pentingnya untuk memahami kerugian dari jenis perangkat lunak ini untuk memastikan ERP adalah sistem yang tepat untuk bisnis Anda. Mari kita lihat empat kelemahan ERP yang paling umum dilaporkan perusahaan setelah implementasi:

1. Biaya ERP:

Bergantung pada seberapa banyak bisnis Anda dapat menghabiskan anggaran, kelemahan ERP adalah harga. Dengan sebagian besar solusi ERP, ada beberapa biaya yang diterapkan, yang dapat menyebabkan biaya lebih tinggi. 

Dari lisensi hingga biaya di muka, implementasi dan potensi biaya bulanan yang berulang, beberapa solusi ERP mungkin terlalu mahal. Meneliti solusi ERP dalam titik harga Anda dapat membantu menghindarkan Anda dari menghabiskan lebih banyak uang daripada yang diantisipasi sebelumnya.

2. Keberhasilan ERP Tergantung pada Pengalaman Perangkat Lunak: 

Jika Anda memilih untuk tidak mengikuti proses pelatihan atau jika vendor ERP yang Anda pilih tidak menawarkan pelatihan perangkat lunak ERP, hal itu dapat menempatkan seluruh tenaga kerja Anda pada posisi yang rentan. 

Tidak tahu persis bagaimana perangkat lunak itu bekerja berarti ada risiko lebih besar untuk membuat kesalahan yang merugikan dan menghabiskan waktu lama untuk mencoba membuat perangkat lunak itu bekerja untuk Anda, yang menyebabkan kurangnya produktivitas. 

Menemukan vendor yang menawarkan pelatihan ERP pada akhirnya akan membuat perangkat lunak lebih mudah digunakan dan membantu membangun tenaga kerja yang berpengetahuan luas.

3. Tidak Membeli Sistem yang Dapat Disesuaikan: 

Penting untuk membeli solusi ERP yang memiliki semua rangkaian, modul, dan aplikasi yang akan membantu bisnis Anda dengan aktivitas dan proses hariannya. 

Menghabiskan uang untuk sistem yang tidak memiliki semua kebutuhan bisnis Anda pada dasarnya adalah investasi yang buruk. Bisnis juga ingin memastikan bahwa perangkat lunak ERP Anda tidak menyertakan lebih dari yang Anda butuhkan, sehingga aplikasi tidak berdiam diri dan tidak berguna bagi bisnis Anda, hal ini berpotensi membuang-buang uang perusahaan.

4. Resistensi ERP:

Mungkin perlu beberapa waktu bagi karyawan untuk membiasakan diri dengan perangkat lunak ERP baru, yang dapat menyebabkannya tidak digunakan secara maksimal. Anggota tenaga kerja lainnya juga mungkin kesulitan dalam menempatkan informasi ke dalam perangkat lunak, yang membuat perangkat lunak ERP sulit untuk benar-benar melayani semua departemen yang membentuk bisnis.

(mdk/amd)