8 Kelebihan Tanda Tangan Elektronik dalam Bisnis, Bantu Tingkatkan Produktivitas

Di dunia yang saling terintegrasi seperti saat ini, metode konvensional untuk menandatangani dan memvalidasi dokumen semakin dibayangi oleh kemajuan teknologi. Sistem telah berubah, dan kita sudah jarang melihat surat dan kertas dikirimkan.

Bisnis yang berkembang seiring dengan kemajuan teknologi, kini mengubah lokasi bermainnya di dunia digital. Dokumen-dokumen penting kini berlalu lalang di jaringan internet dan sampai pada email di komputer Anda.

Untuk menyesuaikan kemajuan tersebut, segala yang berkaitan dengan dokumen juga mengalami perkembangan, salah satunya dapat kita lihat dalam bentuk tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik adalah bentuk data elektronik yang dapat digunakan untuk mengeksekusi tanda tangan pada dokumen atau catatan elektronik.

Jenis tanda tangan ini memiliki status validitas yang sama dengan tanda tangan tinta basah. Dengan kata lain, tanda tangan elektronik adalah tanda pembeda dalam bentuk elektronik yang memvalidasi dan memverifikasi dokumen, dengan cara yang sama seperti tanda tangan yang menggunakan pena dan kertas.

Namun, salah satu tujuan dari perkembangan teknologi yaitu menawarkan perbedaan dan keuntungan. Penggunaan tanda tangan elektronik pun juga memiliki kelebihan tersendiri, khususnya dalam bisnis. Dikutip dari esigngenie.com, berikut adalah beberapa kelebihan tanda tangan elektronik dalam bisnis.

Menghemat Sumber Daya dan Waktu

Kelebihan tanda tangan elektronik yang pertama adalah untuk menghemat sumber daya dan juga waktu. Tanda tangan elektronik akan mempercepat waktu penyelesaian dokumen. Tidak perlu mencetak, memindai, memposting dokumen, menunggu penerima menandatangani dan mengirimkannya kembali kepada Anda.

Dengan tanda tangan elektronik, Anda dapat memproses dokumen penting Anda hanya dengan beberapa klik dan hitungan detik. Terlebih lagi, adanya platform tanda tangan elektronik juga memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen di mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun. Hal ini sangat penting jika ada masalah mendesak atau, ketika Anda seang berada di luar kantor.

Implementasi Keputusan Lebih Cepat

Kelebihan tanda tangan elektronik yang kedua yaitu mampu mengimplementasikan keputusan dengan lebih cepat. Melaksanakan keputusan, terutama dalam lingkungan organisasi, bukanlah hal yang mudah.

Banyak dokumen yang harus ditandatangani dan disetujui oleh banyak pemangku kepentingan. Dan seperti yang Anda ketahui, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk penandatanganan dan proses perjanjian, semakin banyak waktu pula yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.

Bukan hal yang aneh bahkan jika keputusan bisnis yang sehat tersesat di tengah semua prosedur dan kehilangan momentumnya seiring waktu. Jadi untuk mengurangi kesenjangan antara keputusan dan pelaksanaannya, Anda memerlukan tanda tangan elektronik untuk mempercepat formalitas yang terkait dengan proses persetujuan. Dengan para pemangku kepentingan yang cepat menandatangani dokumen penting dan memberikan keputusan, Anda dapat mengimplementasikan keputusan tersebut dengan lebih cepat.

Meningkatkan Produktivitas

Kelebihan tanda tangan elektronik yang ketiga adalah membantu meningkatkan produktivitas. Waktu yang Anda hemat saat menggunakan teknologi tanda elektronik membuat Anda lebih produktif dan fokus pada tugas yang lebih penting. Anda dapat mengotomatiskan aliran dokumen dan menghilangkan tugas yang berulang. Misalnya, jika Anda menggunakan dokumen yang sama setiap hari, fitur template yang tergabung dalam aplikasi tanda tangan elektronik akan berguna mengatasinya.

Mengurangi Biaya

Kelebihan tanda tangan elektronik yang keempat yakni membantu Anda mengurangi biaya. Dibandingkan dengan cara tradisional, menggunakan tanda tangan elektronik untuk menandatangani dokumen pdf secara elektronik atau menandatangani file Word secara elektronik, lebih menghemat biaya. Anda menghemat biaya kertas, pencetakan, pengemasan, dan pengiriman.

Selain itu, tanda tangan elektronik juga membantu mengurangi dampak finansial dari kesalahan manusia, yang terjadi karena kesalahan penandatanganan yang memperlambat segalanya. Tanda tangan tinta basah yang khas memiliki banyak kesalahan dan ketidakakuratan, dan ini dapat berdampak negatif pada perusahaan atau bisnis.

Meminimalkan Risiko

Kelebihan tanda tangan elektronik yang kelima adalah mampu meminimalkan risiko terkait dokumen. Dokumen kertas agak rapuh dan mudah rusak. Selain itu, Anda terkadang juga mengirimkan dokumen penting, menunggu untuk dikirim kembali, dan menyadari bahwa ada beberapa tanda tangan hilang. Tanda tangan elektronik akan menghilangkan risiko ini.

Terlebih, sistem tanda tangan elektronik menambah keamanan dokumen Anda, berkat algoritme enkripsi yang kuat. Artinya, tidak ada pihak ketiga yang dapat mengakses dokumen tanpa persetujuan Anda.

Alat tanda tangan elektronik yang andal juga menjamin kontrol maksimum atas alur kerja Anda. Misalnya, ini memungkinkan pengguna melacak semua penyesuaian yang dilakukan pada dokumen. Dengan demikian, mereka yakin bahwa dokumen tersebut tidak terganggu dan 100% aman.

Lebih Aman

Menurut undang-undang tanda tangan elektronik seperti Uniform Electronic Transactions Act (UETA) dan Electronic Signature in Global and National Commerce Act (ESIGN Act), tanda tangan elektronik memiliki status hukum yang sama dengan tanda tangan tinta basah pada dokumen apa pun.

Sebagian besar tanda tangan digital menggunakan fitur keamanan tambahan, seperti enkripsi tingkat bank dan pengambilan tanda tangan biometrik, untuk mengungkapkan identitas sebenarnya dari penandatangan.

Kemudian, tanda tangan elektronik mengharuskan dokumen ditandatangani dengan tepat, yang membuat penandatangan dipaksa untuk mengisi semua bidang kosong sebelum menekan tombol kirim. Dan terakhir yang tidak kalah pentingnya, halaman dokumen yang dikirim ke pihak terkait tidak dapat dirusak. Jaminan ini, dari integritas dokumen dan identitas penandatangan, mengarah pada kesepakatan yang lebih andal dan lebih defensif.

Tingkatkan Pengalaman Pelanggan

Kepuasan klien adalah faktor kunci yang mempengaruhi kesuksesan bisnis. Klien akan lebih senang jika hubungan Anda dengan mereka menjadi lebih efisien. Tanda tangan elektronik menghemat waktu klien dan membuat seluruh proses penandatanganan jauh lebih mudah bagi mereka. Mereka dapat menandatangani dokumen di mana saja, kapan saja mereka mau, dan menggunakan perangkat berkemampuan internet apa pun yang mereka inginkan.

Meningkatkan Kredensial Lingkungan

Kelebihan tanda tangan elektronik yang terakhir yaitu dapat meningkatkan kredensial lingkungan. Pelanggan sekarang lebih sadar lingkungan daripada sebelumnya, dan mereka selalu menuntut agar mereka berbisnis dengan perusahaan yang menganggap serius kredensial lingkungan. Menandatangani dokumen secara elektronik, berarti Anda berada di jalur yang benar karena penggunaan kertas yang minimal. Selain itu, Anda akan juga berpeluang masuk ke dalam kategori bisnis yang disukai klien.