Korespondensi adalah Surat Menyurat antara Dua Pihak, Ketahui Fungsinya

Merdeka.com - Surat merupakan salah satu media komunikasi konvensional yang banyak dilakukan pada zaman dahulu. Melalui surat dua orang dapat menyampaikan dan berkomunikasi melalui tulisan yang dikirimkan. Surat ini akan dikirimkan melalui kantor pos, dari pengirim kepada penerima.

Meskipun termasuk media komunikasi konvensional, namun hingga kini kegiatan surat menyurat masih sering dilakukan dalam beberapa hal. Salah satunya yaitu korespondensi surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, korespondensi adalah hal yang berhubungan dengan surat menyurat yang dilakukan antara dua pihak.

Biasanya korespondensi surat sering dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin membangun kerjasama. Di mana suatu perusahaan bisa mengirimkan surat untuk mengajukan kerjasama dengan perusahaan yang dituju. Selain bisa berasal dari pihak luar, kegiatan korespondensi juga bisa dilakukan antar sesama pegawai internal perusahaan.

Tentu korespondensi menjadi suatu hal penting untuk mendukung lancarnya komunikasi dalam perusahaan maupun antar perusahaan. Namun dalam penulisannya, surat korespondensi harus memuat beberapa unsur penting. Mulai dari nama pengirim dan penerima, isi pesan yang ingin disampaikan, dan saluran.

Bagi Anda yang masih awam dengan korespondensi atau perihal surat menyurat, beberapa informasi berikut bisa disimak. Dilansir dari laman Sipas, kami merangkum pengertian, jenis, dan fungsi surat korespondensi adalah sebagai berikut.

Mengenal Korespondensi dan Fungsinya

©2014 Merdeka.com/shutterstock/EDHAR

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, korespondensi adalah hal yang berhubungan dengan surat menyurat antara dua pihak. Dalam hal ini, surat korespondensi biasanya dibuat antara dua perusahaan yang ingin membangun kerjasama.

Di mana suatu perusahaan akan mengirimkan surat berisi pesan kerjasama kepada perusahaan lain yang dituju. Selain perusahaan, surat ini juga dapat ditulis secara perseorangan. Dalam hal ini, pihak yang melakukan kegiatan surat menyurat disebut dengan koresponden.

Fungsi utama dari surat koresponden adalah membangun hubungan kerjasama antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Fungsi ini pun terlihat jelas pada bagian perjanjian kerjasama dalam surat koresponden yang dibuat. Di mana bagian ini dapat berisi penyampaian pesan, penolakan, perintah, atau persetujuan dari kedua pihak perusahaan.

Jenis Korespondensi

Setelah mengetahui pengertian dan fungsinya, terdapat dua jenis surat korespondensi yang perlu diketahui. Jenis surat korespondensi ini dibedakan menjadi korespondensi eksternal dan internal. Masing-masing dari jenis surat korespondensi berikut memiliki karakteristik dan tujuan tersendiri. Penjelasan jenis surat korespondensi adalah sebagai berikut:

Korespondensi eksternal

Korespondensi eksternal adalah surat yang dibuat dengan pihak luar perusahaan. Surat ini dibuat untuk menyampaikan pesan kerjasama yang akan dilakukan suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Setelah satu pihak telah menyampaikan tujuan kerjasama, perusahaan yang dituju akan memberikan balasan atas surat yang telah dikirimkan. Balasan ini bisa berupa penolakan atau persetujuan.

Korespondensi internal

Korespondensi internal adalah surat yang dibuat antara pegawai internal di suatu perusahaan. Dalam hal ini, pegawai-pegawai dalam ruang lingkup internal perusahaan bisa saling mengirimkan surat korespondensi untuk berbagai macam keperluan. Surat tersebut kemudian akan ditindaklanjuti sesuai dengan pesan atau perintah yang diberikan.

Unsur-Unsur Surat Korespondensi

©2018 Merdeka.com/Pixabay

Setelah mengetahui jenis-jenis korespondensi, terakhir terdapat beberapa unsur yang harus dimuat dalam penulisan surat korespondensi. Sama seperti jenis surat lainnya, surat korespondensi ditulis dengan struktur yang jelas. Masing-masing unsur dalam surat korespondensi ini memiliki fungsi penting tersendiri. Beberapa unsur yang harus ada dalam surat korespondensi adalah sebagai berikut :

Pengirim surat

Surat korespondensi harus memuat keterangan pengirim surat yang jelas. Keterangan pengirim ini bisa berupa nama perusahaan, atau bisa juga nama orang atau jabatan yang mewakili perusahaan tersebut. Pada surat korespondensi perseorangan, keterangan pengirim bisa dituliskan dengan nama terang. Ini akan memudahkan penerima surat untuk mengetahui dari mana surat berasal.

Penerima surat

Surat korespondensi juga harus memuat keterangan penerima surat yang jelas. Ini bisa dituliskan dengan nama perusahaan atau nama perseorangan yang dituju. Dengan menuliskan penerima surat, surat korespondensi yang dibuat dapat terkirim dengan baik.

Isi pesan

Isi pesan dalam surat korespondensi ini memuat tujuan atau pesan yang ingin disampaikan. Misalnya seperti tujuan kerjasama, atau bisa juga berupa tanggapan dari surat korespondensi yang disampaikan sebelumnya. Dalam hal ini, tanggapan bisa berupa persetujuan atau penolakan kerjasama yang diajukan oleh perusahaan tersebut.

Saluran

Saluran yang dimaksud adalah media yang digunakan untuk menyalurkan atau menyampaikan surat korespondensi. Media ini bisa berupa surat fisik, bisa juga surat elektronik. Namun biasanya surat fisik lebih banyak dilakukan dalam kegiatan kerjasama perusahaan.

Itulah beberapa unsur yang harus dimuat dalam surat korespondensi. Masing-masing unsur tentu memiliki peranan penting sehingga dapat mendukung dan menjamin terkirimnya surat dengan baik. Surat korespondensi ini dikatakan sebagai media komunikasi yang sering dilakukan untuk membangun kerjasama di dunia bisnis.