Mengenal Arti PO beserta Cara Kerja dan Manfaatnya dalam Bisnis

Merdeka.com - Jual beli online kini semakin banyak digemari oleh masyarakat. Banyaknya pilihan dan kemudahan dalam bertransaksi menjadi alasan banyak orang mulai beralih ke took online. Berbagai istilah pun bermunculan, salah satunya PO.

Anda yang gemar bertransaksi online tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah dan arti PO. Arti PO berasal dari kepanjangan Purchase Order. Arti PO adalah dokumen sumber komersial yang dikeluarkan oleh departemen pembelian bisnis saat melakukan pemesanan dengan vendor atau pemasoknya.

Dokumen tersebut menunjukkan detail barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlah, dan harga. Secara sederhana, arti PO adalah kontrak yang dibuat oleh pembeli saat membeli barang dari penjual. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang arti PO dan manfaatnya.

Apa Arti PO

Dikutip dari sumup.com, arti PO adalah Purchase Order, yaitu dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli dan disajikan kepada penjual.

ilustrasi ©2022 Shutterstock/John k studio.

Sama seperti "keranjang" yang ada di situs e-niaga Anda, arti PO pada dasarnya adalah daftar barang yang ingin Anda beli. Dokumen PO menjabarkan detail pesanan, termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan pembeli, serta ketentuan pembayaran dan detail pengiriman.

PO bertindak sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Dengan mengajukan pesanan, pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa dalam jumlah yang telah disepakati. Karena pesanan diisi sebelum pembeli menerima tagihannya, PO akan memberi penjual asuransi terhadap non-pembayaran.

Cara Kerja PO

Setelah mengetahui arti PO secara umum, penting untuk mengetahui cara kerjanya. Purchase Order, atau PO, biasanya digunakan oleh usaha kecil yang memesan barang dalam jumlah banyak. Misalnya, pada pet shop mungkin perlu membeli beberapa jenis makanan kucing dari pemasok, dan memesan banyak kantong untuk setiap jenis makanan.

Berikut adalah proses PO yang akan digunakan pemilik pet shop untuk mendapatkan barang yang mereka butuhkan:

1. Pemilik toko membuat pesanan pembelian yang menjelaskan dengan tepat apa yang mereka butuhkan dari pemasok.
2. Jika pemasok memiliki inventaris untuk memenuhi pesanan, mereka akan menerima pesanan pembelian, memenuhinya, dan mengirimkan barang pada tanggal jatuh tempo yang disepakati.
3. Pemasok kemudian akan mengirimkan tagihan atau faktur penjualan untuk barang yang dibeli.
4. Pembeli membayar barang tersebut, dan penjualan diproses melalui sistem POS penjual.

Pembeli juga dapat membuat pesanan khusus untuk pengiriman besar atau pembelian berulang. Pesanan pembelian tetap memungkinkan pembeli untuk membeli produk yang sama berkali-kali menggunakan nomor PO yang sama.

Pesanan pembelian menyeluruh adalah kesepakatan antara kedua belah pihak untuk beberapa pengiriman selama periode tertentu, dengan harga tertentu. Pesanan selimut (blanket order) biasanya digunakan antara perusahaan dengan hubungan yang kuat dan terkadang datang dengan diskon atau insentif lainnya.

Manfaat PO

PO adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pembeli ke vendor dengan maksud untuk melacak dan mengontrol proses pembelian. Setelah vendor menerima PO, maka dokumen ini menjadi kontrak yang mengikat secara hukum.

Menghindari Pesanan Rangkap

Purchase order membawa beberapa manfaat bagi perusahaan. Dikutip orporatefinanceinstitute.com, manfaat dari arti PO yang paling utama adalah untuk membantu menghindari adanya pesanan rangkap. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnisnya, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.

Selain itu, saat pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur juga akan sulit. PO berfungsi sebagai cek untuk tagihan yang harus dibayar.

Melacak Pesanan yang Masuk

Selain itu, PO juga membantu melacak pesanan yang masuk, dan sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.

Berfungsi sebagai Dokumen Hukum

Pesanan pembelian berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi tersebut.

Perbedaan antara PO dan Invoice

Karena PO dan invoice merupakan dokumen yang mengikat secara hukum dan dipertukarkan antara penjual dan pembeli, tidak mengherankan jika kedua istilah ini sering tertukar.

Keduanya juga terhubung karena PO sering digunakan untuk membuat invoice, sebagai referensi barang yang dibeli dan harganya. Namun, setiap dokumen digunakan pada titik yang berbeda dalam proses pembelian dan sering juga digunakan oleh orang yang berbeda.

Berikut adalah beberapa perbedaan antara PO dan invoice:

Purchase order (PO):

• Dibuat oleh pembeli• Dibuat sebelum dibeli• Menata barang-barang yang dibutuhkan• Termasuk detail pembayaran yang diusulkan

Invoice:

• Dibuat oleh penjual• Dibuat setelah pembelian• Konfirmasi barang dikirim• Membutuhkan pembayaran pada tanggal tertentu

Arti PO atau purchase order digunakan oleh pembeli untuk melakukan pemesanan dan dikeluarkan sebelum pengiriman. Sedangkan invoice dikeluarkan oleh penjual menggunakan perangkat lunak faktur setelah pesanan dikirimkan. Invoice menentukan jumlah yang harus dibayar pembeli untuk barang yang dibeli dan tanggal di mana pembeli harus membayar.