Jenis-jenis Arsip yang Wajib Diketahui, Kenali Sifat dan Nilai Gunanya

Merdeka.com - Arsip memiliki pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok permasalahan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.

Sedangkan pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Selain itu arsip juga bisa diartikan sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangkah pelaksana kehidupan kebangsaan.

Menurut lembaga pemerintahan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen.

Penting bagi kita semua untuk mengetahui sifat dan nilai guna arsip begitu pun dengan cara mengolah dan memaksimalkan penggunaannya. Berikut ini informasi lengkap mengenai jenis-jenis arsip yang wajib diketahui yang telah dirangkum merdeka.com melalui liputan6.com.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

1. Arsip tidak penting, merupakan arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.
2. Arsip biasa, merupakan arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.
3. Arsip penting, merupakan arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.
4. Arsip sangat penting (vital), merupakan arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.
5. Arsip rahasia, merupakan arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

1. Arsip dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung terkait perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

2. Arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

Jenis-Jenis Arisp Berdasarkan Nilai Gunanya

1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan, dan pemberitahuan.
2. Arsip bernilai hukum, contohnya: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian, dan keputusan pengadilan.
3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.
4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.
5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.
6. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.
7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.
3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.
4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.
5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keahliannya

1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.
3. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum

1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

1. Lembaga pemerintahan

2. Instansi pemerintah/swasta

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akta notaris, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Subjek atau Isinya

1. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, daftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.
2. Arsip kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
3. Arsip pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.