Cara Membuat Label Undangan secara Otomatis Menggunakan Ms.Word dan Ms.Excel

Merdeka.com - Undangan pernikahan berbentuk fisik masih banyak diminati, meski saat ini telah tersedia undangan berjenis digital. Undangan pernikahan berbentuk fisik biasanya memiliki label yang berfungsi untuk mengisi nama tamu undangan. Untuk mengisi label yang lazimnya berbentuk kotak dan berwarna putih ini, cara termudahnya adalah dengan menggunakan tulisan tangan.

Namun tentu saja, jika tamu undangan dalam acara pernikahan Anda berjumlah lima ratus hingga ribuan, adalah hal yang mustahil untuk menulis nama pada label dengan tulisan tangan karena tidak efektif. Untuk itu saat ini tersedia cara membuat label undangan secara praktis dan otomatis.

Cara membuat label undangan dapat dilakukan dengan bantuan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Dan cara ini bisa diterapkan untuk membuat berbagai jenis label undangan, tidak hanya terbatas pada cara membuat label undangan pernikahan saja. Kertas label yang biasa digunakan adalah yang bernomor 103 atau 121.

Berikut adalah cara membuat label undangan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel.

Cara Membuat Label Undangan Menggunakan Microsoft Word

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, label kertas yang sering digunakan untuk undangan adalah yang bernomor 103 dan 121. Dalam cara membuat label undangan yang pertama ini, kertas label nomor 121 adalah kertas label yang digunakan.

Mengutip blog.elevenia.co.id, berikut langkah-langkah selengkapnya;

1. Buka Microsoft Office Word di laptop atau komputer Anda.
2. Klik ribbon mailings, lalu klik labels dan klik options.
3. Jika tab label options telah aktif, selanjutnya klik new label.

Untuk pengaturan label tipe 121, akan ditemukan kolom berisi beberapa pilihan yang harus Anda isi. Seperti ini penjelasan selengkapnya mengenai setiap kolom tersebut;

Semua kolom yang tersedia harus diisi secara lengkap, dan sesuai dengan ukuran nyata dari kertas label undangan yang akan Anda print. Setelah itu klik "Ok". Langkah selanjutnya, klik "Ok" pada jendela label options dan klik "new document" di jendela "envelopes and labels".

Cara Membuat Undangan dengan Microsoft Excel

Setelah Anda selesai membuat pola atau kerangka label dengan menggunakan Microsoft Office Word, sekarang adalah saatnya untuk mengisi data berupa nama tamu undangan pada pola label tersebut. Cara mengisinya adalah dengan menggunakan data yang harus Anda siapkan di Microsoft Excel, untuk mempermudah input-nya. Mengutip dari charis.id, berikut adalah langkah-langkahnya;

1. Tuliskan nama dan alamat penerima undangan pada kolom Ms.Excel. Contohnya, pada kolom A diisi "nama tamu undangan", kolom B "alamat tamu/Tempat". Simpan dahulu file ini.
2. Harap diperhatikan untuk mengisi baris pertama kolom teratas dengan NAMA untuk daftar nama tamu undangan dan ALAMAT untuk penulisan alamat atau kata Tempat.

Menggabungkan File

Langkah terakhir dari cara membuat undangan adalah menggabungkan file pola label yang Anda buat di Microsoft Word dengan file nama tamu undangan di Microsoft Excel. Berikut langkahnya;

1. Pertama klik tab Maillings > kemudian pilih Select Recipients > lalu pilih Use an Existing List. Setelah itu, arahkan ke file yang telah dibuat dengan Microsoft Excel tadi.
2. Setelahnya akan muncul jendela Select Table. Pilih Sheet$ dan klik Ok untuk menuju proses selanjutnya.
3. Lalu pilih tab Mailings > Insert Merge Field > dan pilih NAMA.
4. Selanjutnya akan muncul «NAMA», silahkan tekan enter lalu ketikkan Di, tekan enter lagi dan lakukan seperti cara sebelumnya tab Mailing > Insert Merge Field > «ALAMAT».
5. Untuk mengisi kolom kedua, copy paste saja dari kolom pertama. Dan jika sudah ter-copy, arahkan cursor di depan kata «NAMA».
6. Selanjutnya, klik tab Mailings > Rules  > Next Record. Ini berfungsi agar kolom kedua dan selanjutnya menampilkan data secara berurutan.
7. Untuk menampilkan menjadi nama dan alamat, silahkan klik Mailings lalu pilih Preview Results.
8. Jika dengan cara di atas nama dan alamat belum muncul, silahkan klik tab Mailings > Edit Individual > pilih All > klik Ok.

Label undangan Anda siap dicetak. Usahakan untuk melakukan tes cetak terlebih dahulu guna melihat apakah pengaturan label yang Anda susun sudah benar.