SOP Adalah Pedoman Pelaksanaan Tugas, Ketahui Tujuan dan Manfaatnya

Merdeka.com - SOP adalah Standard Operating Procedure. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu perusahaan.

Tujuan SOP adalah untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam perusahaan yang merupakan anggota perusahaan dapat berjalan efektif, efisien, konsisten, standar, dan sistematis.

SOP adalah aturan dalam bentuk formal yang umum dimiliki oleh setiap perusahaan. Setiap perusahaan pastilah memiliki visi-misi yang hendak dicapai, baik dalam jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang.

Untuk itu, seluruh anggota perusahaan harus bergerak menuju titik yang sama, yaitu pencapaian visi-misi. Di sinilah perusahaan membutuhkan aturan, prosedur, dan sistem yang disusun dengan jelas, lengkap, dan rapi dalam sebuah SOP.

Berikut penjelasan selengkapnya mengenaiSOP adalah Standard Operating Procedure dan penjelasannya.

Pengertian SOP

Standard Operating Procedure atau SOP adalah dokumen yang jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dalam suatu perusahaan.

Ir. M. Budihardjo dalam bukunya yang berjudul Panduan Praktis Menyusun SOP menyebut bahwa SOP adalah suatu perangkat lunak yang mengatur tahapan proses kerja maupun prosedur kerja tertentu. SOP adalah suatu pedoman bagaimana karyawan dapat menjalankan pekerjaannya.

Oleh sebab itu, setiap posisi dalam organisasi memiliki SOP yang berbeda dengan posisi yang lain. Sehingga dapat disimpulkan bahwa SOP adalah salah satu acuan pokok mengenai langkah atau tahapan yang berhubungan dengan aktivitas aplikatif yang merupakan aktivitas kerja dalam sebuah perusahaan.

SOP adalah jalan atau jembatan yang menghubungkan satu titik dengan titik lainnya. Karena itu, SOP akan menentukan apakah tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif, efisien dan ekonomis. Tujuan SOP adalah disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini merupakan suatu proses yang berurutan untuk melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Unsur-Unsur SOP

SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu perusahaan. SOP memiliki unsur-unsur yang sangat menentukan dalam efektifitas penyusunan dan penerapan SOP itu sendiri. Jika unsur-unsur SOP diabaikan, maka pelaksanaan SOP itu sendiri tidak akan bermanfaat.

Adapun unsur-unsur SOP yang bisa digunakan sebagai acuan dalam mengimplementasikan SOP antara lain adalah sebagai berikut, mengutip Rudi M. Tambunan dalam buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP):

1. Tujuan

Penyusunan SOP harus mempunyai tujuan. Tujuan penyusunan SOP harus dinyatakan jelas agar bisa menjadi landasan setiap prosedur serta langkah kegiatan yang ada di dalam SOP, termasuk keputusankeputusan yang diambil pada saat melaksanakan suatu prosedur dan kegiatan.

2. Kebijakan

Pedoman SOP harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan yang terkait, yang bertujuan mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif dan efisien. Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan prosedur operasional standar bersifat spesifik untuk masing-masing prosedur.

3. Petunjuk operasional

Yang dimaksud petunjuk operasional dari prosedur adalah bagaimana pengguna akan membaca panduan prosedur operasional tersebut dengan cara benar. Bagian ini sangat penting untuk mengarahkan pengguna dalam memahami berbagai bentuk tampilan serta simbol-simbol yang digunakan didalam prosedur yang bersangkutan.

4. Pihak yang terlibat

Pihak atau fungsi yang terlibat di dalam prosedur yang bersangkutan adalah hal penting lain yang harus diperhatikan. Dalam pelaksanaan prosedur, lebih baik menggunakan fungsi sebagai representasi dari pihak yang terlibat, daripada menggunakan nama bagian atau unit, departemen atau juga nama jabatan dan orang; yang rentan terhadap perubahan atau penggantian.

5. Formulir

Formulir adalah bentuk standar dan dokumen-dokumen kosong atau lazim juga disebut blanko atau dokumen, yang lazim digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu sebagai media yang menghubungkan tiap keputusan dan kegiatan yang dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat di dalam prosedur tersebut. Formulir atau blanko atau dokumen, merupakan media validasi dan kontrol prosedur.

6. Masukan

Setelah formulir sebagai media masukan disiapkan, maka kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dinyatakan dalam kebijakan ataupun syarat prosedur.

7. Proses

Proses adalah tahapan lanjutan setelah tahapan masukan dalam prosedur. Proses dapat terdiri dari satu atau lebih subproses. Proses (dan sub proses) adalah kegiatan yang bertujuan mengubah masukan menjadi keluaran. Data dan informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi dan knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

8. Laporan

Laporan yang dimaksud dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat spesifik dan tidak akan sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.

9. Validasi

Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di dalam organisasi. Tujuan dari melakukan validasi adalah untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).

10. Kontrol

Kontrol dapat dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifikasinya, prosedur, kepatuhannya, dan sebagainya. Untuk dapat menerapkan SOP dan prosedur-prosedur, maka kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.

Tujuan dan Manfaat SOP

SOP adalah Standard Operating Procedure. SOP tentunya dibuat dengan tujuan tertentu dan memiliki manfaat tertentu pula yang vital bagi jalannya perusahaan.

Masih mengutip Rudi M. Tambunan dalam buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP), berikut tujuan dan manfaat SOP.

Tujuan SOP adalah;

1. Menjamin terlaksananya kegiatan-kegiatan organisasi sesuai dengan kebijakan dan ketentuan organisasi secara efektif dan efisien.

2. Menjamin keandalan pemprosesan dan produksi laporan yang dibutuhkan organisasi.

3. Menjamin kelancaran proses pengambilan keputusan organisasi secara efektif dan efisien.

4. Menjamin terlaksananya aspek kontrol kegiatan yang dapat mencegah terjadinya penyelewengan maupun penggelapan oleh anggota organisasi maupun pihak-pihak lain.

Manfat SOP adalah:

1. Pedoman kebijakan

Menjadi pedoman kebijakan adalah peran dan manfaat pertama SOP. SOP yang efektif pastilah disusun dengan berdasarkan kebijakan yang ada dalam organisasi. Kebijakan-kebijakan ini menjadi sumber prosedur operasional standar. Jadi, boleh dikatakan bahwa, SOP adalah bentuk praktis kebijakan-kebijakan organisasi.

2. Pedoman kegiatan

SOP yang efektif harus mampu menyederhanakan setiap pekerjaan agar tidak mempersulit orang yang berhubungan dengan kegiatan tersebut atau orang yang membutuhkan hasil dari kegiatan tersebut.

Sebagai pedoman kegiatan, SOP berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu agar sistem berjalan efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan organisasi, dan dalam kondisi apapun.

3. Pedoman birokrasi

Penerapan SOP membuat birokrasi kegiatan menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-berbelit. SOP diharuskan menggambarkan setiap titik pengesahan birokrasi sebagai kontrol keabsahan langkah-langkah kegiatan.

4. Pedoman administrasi

Dengan diterapkannya SOP, maka sudah seharusnya organisasi mampu menyelenggarakan administrasi kegiatan secara baik.

5. Pedoman evaluasi kinerja

Evaluasi kinerja yang dilaksanakan dengan penerapan SOP merupakan ukuran ketaatan (compliance) kepada prosedur. Ukuran ketaatan ini, apabila berjalan secara optimal dapat membantu organisasi untuk mengurangi terjadinya penggelapan dan penyelewengan dalam kegiatan-kegiatan yang dilaksanakannya.

6. Pedoman integrasi

Melalui penerapan SOP, diharapkan organisasi memiliki rangkaian alur kinerja yang terpadu satu dengan yang lainnya.