Kelebihan dan Kekurangan Email yang Perlu Diketahui, Baca Selengkapnya

Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan email yang menarik untuk Anda ketahui. Email adalah bentuk komunikasi instan yang biasa digunakan dalam dunia kerja, bisnis, akademik, hingga hiburan. Penggunaan email saat ini sangat krusial untuk menopang komunikasi antar individu dalam suatu kelompok.

Electronic Mail (e-mail) adalah salah satu layanan Internet yang paling banyak digunakan. Tentu sulit membayangkan tempat kerja yang tidak bergantung pada email untuk sebagian besar komunikasi internal dan eksternalnya. Pesan dalam email pun tak hanya terbatas pada teks, tetapi juga berisi data gambar, audio, dan video. Pada dasarnya, email merupakan layanan surat pos yang lebih modern dan cepat.

Ada banyak keuntungan dari komunikasi lewat email, tetapi email juga memiliki beberapa kekurangan yang menyertainya. Berikut adalah ulasan selengkapnya mengenai kelebihan dan kekurangan email yang patut Anda ketahui saat hendak menggunakannya.

Kelebihan Email

1. Sediakan Akses Komunikasi Cepat

Saat Anda perlu menyampaikan pesan penting kepada klien atau rekan bisnis yang terletak ribuan mil jauhnya, salah satu cara tercepat untuk melakukannya adalah dengan melalui email.

Dilansir dari smallbusiness.chron.com, dalam hal kecepatan komunikasi email dapat mengirim lampiran yang berisi dokumen penting atau bahkan presentasi untuk memperjelas pesan Anda. Hal ini tentu membuat email lebih unggul daripada telepon.

Secara umum, panggilan telepon memakan waktu lebih lama, karena Anda harus menghubungi orang yang tepat dan menghubungi mereka di waktu yang tepat. Email, di sisi lain, dapat dikirim dengan cepat dan responsnya dapat disesuaikan saat penerima siap untuk meninjaunya.

2. Ketersediaan dan Portabilitas

Meningkatnya penggunaan email telah mengakibatkan pelaku bisnis menerima ratusan email setiap hari. Namun, ribuan pesan email tersebut dapat diarsipkan ke dalam folder di komputer atau perangkat komunikasi genggam seperti ponsel untuk dibaca dan direspons menurut prioritasnya.

Kenyamanan penggunaan email mencegah Anda dari keharusan menyimpan folder file dalam bentuk kertas. Hal ini juga membuat korespondensi penting Anda mudah dibawa-bawa tanpa harus menenteng folder file yang berat.

3. Hemat Biaya

Kelebihan email yang lainnya adalah hemat biaya. Selain biaya koneksi internet, email pada dasarnya bisa digunakan secara gratis. Salah satu manfaat komunikasi email adalah Anda dapat mengirim pesan, file, video, dokumen, dan presentasi sebanyak yang diinginkan tanpa harus membayar apa pun.

Hal ini secara signifikan mengurangi biaya pengiriman dan ongkos kirim perusahaan Anda. Email juga menghemat waktu dan tenaga kerja yang mengerjakan dokumen pengemasan untuk pengiriman dan penanganan melalui pos.

Kekurangan Email

1. Rentan akan Kehilangan

Dibutuhkan upaya manual dari seseorang untuk mengakses semua dokumen cetak penting dan menghancurkannya. Tetapi, email dan informasi penting Anda dapat hilang hanya dengan kerusakan hard drive yang sederhana.

Jika Anda menyimpan informasi email Anda di server lain, maka Anda bisa kehilangan data jika situs tersebut mati atau gulung tikar. Untuk itu, pastikan menggunakan metode pencadangan untuk email penting yang ingin Anda simpan bahkan untuk waktu yang singkat, seperti menyalinnya secara teratur ke flash drive.

2. Dapat diakses oleh Orang Lain

Salah satu kekurangan email yang lain adalah dapat dengan mudah diakses oleh orang lain. Ketika seseorang memberi Anda surat bisnis, Anda adalah satu-satunya orang yang menerima surat itu.

Namun, jangan pernah menganggap email Anda bersifat pribadi. Karena email dikirim melalui jaringan, mungkin saja orang lain dapat mengaksesnya atau menerimanya secara tidak sengaja.

Sebuah email dapat disadap oleh peretas atau masuk ke alamat email yang salah dan berakhir di kotak masuk orang lain. Oleh karena itu, berhati-hatilah dengan informasi apa yang Anda kirimkan dalam email.

Jika itu adalah informasi pribadi yang Anda tidak ingin orang lain melihatnya, email mungkin bukan metode komunikasi terbaik untuk digunakan. Informasi dan pesan sensitif sangat mudah diakses oleh peretas dan bahkan penerima.

3. Sulit untuk Menafsirkan Emosi

Kekurangan lain email yang cukup signifikan adalah orang-orang cenderung memperlakukannya seperti percakapan karena email bisa terjadi begitu cepat. Mereka mulai menggunakan istilah slang dan mencoba melakukan percakapan melalui email.

Namun, karena penerima email tidak dapat melihat satu sama lain, email tidak memiliki nada suara atau emosi yang dapat membantu interpretasi yang tepat. Hal ini dapat menyebabkan salah tafsir tentang emosi di balik email, yang menyebabkan perasaan terluka, marah, dendam, dan banyak lagi emosi lainnya.

Sebaiknya baca ulang email Anda sebelum mengirimnya dan cari kata-kata yang bisa dianggap negatif lalu mengubahnya dengan kata lain yang lebih positif.