Fungsi Perencanaan Serta Pengertian dan Syaratnya dalam Manajemen, Wajib Tahu

Merdeka.com - Dalam menjalankan setiap kegiatan, manusia pasti akan membuat perencanaan-perencanaan mengenai langkah dan jalan yang akan diambil, beserta gambaran hasil yang hendak dicapai. Perencanaan dapat diartikan sebagai ide atau gagasan yang menjelaskan tentang upaya untuk mencapai satu atau beberapa tujuan yang telah ditetapkan.

Upaya untuk mencapai tersebut digambarkan sebagai sebuah prosedur yang terangkai secara logis sehingga dapat menjelaskan tahapan yang harus dilalui untuk tercapainya suatu tujuan. Sementara,perencanaan juga dapat diartikan sebagai sebuah kerangka berpikir yang dijadikan sebagai landasan untuk melakukan intervensi terhadap permasalahan tertentu.

Dalam merencanakan pun hasilnya beragam bagi setiap orang. Ada yang mendapat hasil sesuai rencana, ada yang terhalang di tengah jalan, dan ada yang gagal total pada akhirnya. Teori perencanaan ini dipelajari dalam bidang ilmu ekonomi manajemen. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai pengertian, tujuan, dan fungsi perencanaan yang perlu Anda ketahui.

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Pengertian mengenai perencanaan disampaikan oleh John Friedmann dalam bukunya yang berjudul Planning in the Public Domain. Dijelaskan bahwa perencanaan selalu mengandung empat unsur utama, yaitu:

(1) perencanaan adalah sebuah cara untuk memikirkan persoalan-persoalan sosial ekonomi;

(2) perencanaan selalu berorientasi ke masa depan;

(3) perencanaan memberikan perhatian pada keterkaitan antara pencapaian tujuan dan proses pengambilan keputusan; dan

(4) perencanaan mengedepankan kebijakan dan program yang komprehensif.

Berdasarkan keempat unsur yang disampaikan oleh Friedmann ini, dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan untuk kepentingan masa depan.

Mengutip dari buku Dasar-Dasar Manajemen oleh Manullang, Newman mendefinisikan perencanaan sebagai  penentuan terlebih dahulu mengenai apa yang akan dikerjakan. Sementara, Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati dalam buku Pengantar Manajemen mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Conyer dan Hill (1984),  perencanaan adalah upaya untuk menyusun prioritas sesuai dengan sumberdaya yang tersedia dan tujuan jangka panjang yang ditetapkan.  Kegiatan perencanaan sesungguhnya juga mengandung unsur kreatifitas dan keberanian dalam memberikan penilaian atas situasi saat ini dan masa depan sekaligus.

Syarat Perencanaan

Dalam praktiknya, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang memenuhi beberapa persyaratan seperti faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif. Masih dilansir dari Pengantar Manajemen oleh Ernie Trisnawati, berikut selengkapnya;

Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain Tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.

Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

Fungsi Perencanaan

Beishline dalam Dasar-Dasar Manajemen menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, di mana, bagaimana, dan mengapa. Dalam perencanaan, manajer harus memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya

Sementara itu, dikutip dari laman dosenpendidikan.co.id, fungsi perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang dibuat.

Terdapat banyak fungsi perencanaan yang berguna dalam pelaksanaannya, salah satunya adalah terciptanya efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang dalam prosesnya dapat menghindari pencapaian tujuan secara tidak terarah dan terkontrol.