Contoh Surat Jalan yang Benar dan Lengkap, Berbagai Format
Contoh surat jalan beserta fungsinya
Contoh surat jalan yang benar tidak kalah penting untuk diketahui oleh semua orang. Surat jalan sendiri adalah dokumen penting yang harus dibawa saat melakukan kegiatan pengiriman barang.
Selama dalam perjalanan, sopir kendaraan yang membawa barang dari suatu tempat ke tempat lain harus bisa menyertakan surat jalan saat diberhentikan oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan.
Adanya surat jalan juga berfungsi untuk memberikan tanda jika barang yang dibawa dinyatakan legal dan resmi. Sehingga, penerima/pelanggan tidak perlu khawatir akan barang yang diterima.
Lalu, apa saja fungsi surat jalan dan apa saja contohnya? Simak ulasan selengkapnya dilansir dari berbagai sumber, (4/1/2023):
Surat Jalan
Dalam kegiatan jual beli, perusahaan atau jasa ekspedisi yang mengirim barang akan mengeluarkan surat jalan untuk dibawa oleh sopir kendaraan.
Surat jalan ini berperan sebagai bukti transaksi serta konfirmasi atas muatan barang pada kendaraan. Biasanya, surat jalan yang dibawa oleh sopir akan dicetak sebanyak tiga sampai empat rangkap.
Surat jalan juga biasanya dicetak dengan warna yang berbeda-beda, seperti warna putih, kuning, merah, dan juga hijau. Tujuannya, untuk menunjukkan bahwa setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda.
Surat jalan berbeda dengan delivery order. Jika surat jalan adalah dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli, delivery order adalah surat perintah mengenai pengiriman barang yang dipesan konsumen.
Delivery order hanya berisi informasi dari kesepakatan yang dibuat oleh pihak pembeli dan penjual. Delivery order juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang perusahaan.
Jadi, admin gudang dapat menyiapkan barang yang akan dikirim oleh driver perusahaan ke lokasi pengiriman yang diminta oleh konsumen. Delivery order juga tidak wajib dibawa oleh pengirim barang dan tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pemeriksaan pada muatan kendaraan.
Fungsi Surat Jalan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, jika surat jalan menjadi salah satu bukti jika barang yang dibawa itu resmi atau legal. Adapun manfaat lain dari surat jalan adalah:
1. Memberikan Informasi Soal Barang yang Dikirim
Fungsi surat jalan yang pertama adalah untuk memberikan informasi terkait barang yang dikirim ke pelanggan (customer).
Sehingga, pelanggan dapat mengetahui tentang isi barang yang diterimanya, jumlahnya ada berapa, hingga siapakah nama pengirim barang tersebut lengkap dengan nama, alamat, dan nomor telepon.
2. Tanda Resmi Pembelian Barang
Jika Anda baru saja membeli barang dalam jumlah banyak, biasanya saat pengiriman barang akan disertakan juga dokumen surat jalan. Dalam hal ini, surat jalan berfungsi sebagai tanda resmi pembelian barang, jadi tidak hanya sekadar menyertakan kuitansi dan nota pembayaran saja.
3. Tanda Terima jika Barang Sudah Sampai
Terakhir, fungsi dari surat jalan adalah sebagai tanda terima apabila barang sudah sampai di tangan pelanggan. Pada umumnya, surat jalan akan tertera nama pengirim beserta tanda tangan dan nama penerima serta tanda tangan. Saat barang akan dikirim, pada kolom nama pengirim wajib diisi dan harus disertai tanda tangan.
Hal yang Harus Ada Pada Surat Jalan
Saat membuat dokumen surat jalan, ada beberapa informasi yang wajib tercantum. Sehingga, surat jalan bisa dibaca dengan mudah oleh penerima. Berikut informasi yang harus ada dalam surat jalan:
1. Nama perusahaan pengirim, meliputi nama perusahaan di bagian atas dengan jelas sehingga penerima bisa dengan mudah membacanya.
2. Jenis dan jumlah barang, yang harus ditulis secara jelas jenis barang apa yang dikirim serta jumlah barang yang benar. Sehingga ketika dihitung jumlahnya sama persis seperti yang tertera di surat jalan.
3. Keterangan, jelaskan keterangan barang tersebut yang akan dikirim ke pelanggan. Apabila barang tersebut rawan pecah atau berbahaya tulis secara jelas di kolom keterangan.
4. Jangan lupa untuk menulis lokasi tujuan barang tersebut akan dikirim, usahakan tulis secara lengkap alamatnya agar memudahkan sopir yang akan mengirimkan barang.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang
No: 34/567/XKJ/2019
PT Interisti Alento
Jalan Sirsak No.5, Jakarta Barat, 14980
021 87652309
Kepada Yth,
Ibu Tasya Ayu
di Jakarta
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami akan mengirimkan barang dengan perincian sebagai berikut:
1. Barang xxx 10 pcs
2. Barang xxx 5 pcs
3. Barang xxx 8 pcs
Mohon diperiksa kondisi barang saat diterima.
Hormat Kami,
PT Interisti Alento
Penerima,
Tasya Ayu
Contoh Surat Jalan 2
No: 10/445/JHU/2022
PT Global Makmur
Jalan Pepaya No.12, Bandung, Jawa Barat, 12349
0857 776299731
Kepada Yth,
Bapak Akhsana Leha
di Surabaya
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami akan mengirimkan barang dengan perincian sebagai berikut:
1. Barang xxx 10 kodi
2. Barang xxx 5 kodi
3. Barang xxx 3 kodi
Mohon diperiksa kondisi barang saat diterima.
Hormat Kami,
PT Global Makmur
Penerima,
Akhsana Leha