Anda sering salah kirim barang untuk konsumen?

Tips menghindari banyaknya 'human errors' dalam bisnis online shop.

2013-12-02 07:33:00

Tips Karir

Sebagai manusia, kesalahan memang sangat manusiawi jika pernah terjadi. Namun jika kesalahan manusia ini terjadi terlalu sering saat menjalankan usaha, bisa jadi hal ini akan mengakibatkan kerugian yang fatal. Agar Anda terhindari dari seringnya masalah salah kirim, salah hitung, kurangnya barang yang dikirim, hingga tertukarnya barang yang harus dikirim pada pelanggan online shop, Ronny Setiawan membagikan kiatnya.

Bagi pemiliki situs online shop yang sudah berkarir sejak 2010 ini, salah satu solusi terbaiknya adalah Standar Operasional Prosedur (SOP). "SOP bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan yang kerap terjadi dalam bisnis online shop. SOP sebenarnya hanya double checking aja. Jika toko yang kita kelola sudah berkembang besar, maka dibutuhkan hal sistem ini", jelas pria jebolan Universitas Bina Nusantara ini.

Ronny juga sempat memberikan ilustrasi mengenai sistem SOP andalannya ini, "Contoh, saat orderan telah dibayar (ditransfer) oleh pembeli, tugas berikutnya adalah mengecek uang tersebut apakah sudah masuk atau belum di rekening kami. Setelah itu, baru dibuatkan nota penjualannya. Nota itulah yang akan menjadi acuan, dalam mengambil barang dari tempat penyimpanan gudang kami. Kemudian di bagian pembungkusan pihak orang yang membungkus itu pun akan mengecek juga apakah kode barang nya itu sama dengan di nota. Jadi ada 2 kali pengecekan sebelum isi paket dibungkus, yaitu saat orang mengambil ke gudang, dan yang kedua saat membungkus".

"Kami juga selalu menanyakan alamat lengkap. Seperti nomer rumah, nomer RT/ RW, meskipun kami tahu kalau kadang di daerah terpencil memang ada rumah yang tidak memiliki nomer-nomer ini. Namun ini perlu dicek dengan teliti agar pihak pengiriman tidak mengembalikan paket kepada kami lagi dan paket cepat sampai pada tujuan yang benar", tambah Ronny.

Standar Operasional Prosedur tidak selalu dalam pola yang sama. Menurut Ronny seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka sistem SOPnya juga akan ikut mengalami perkembangan. "SOP biasanya dipakai oleh perusahaan yang sudah besar memang. Sistem ini akan terus menerus berkembang karena seiring berjalannya waktu juga akan terus mengalami evaluasi. Contohnya kami yang saat itu memiliki customer service BBM. Kami sudah buatkan autotext apa saja yang perlu dipakai. Autotext Blackberry, itu adalah salah satu fitur di mana dapat memudahkan dan mempercepat pengetikan. Jadi ketika pertama kali menyapa pelanggan atau saat pelanggan sudah membayar, kami sudah memiliki pola untuk menjawabnya", jelas pria yang lahir pada tanggal 29 Mei 1989.

Inilah cara yang digunakan oleh Ronny Setiawan untuk mengatasi "human error" di online shop LieLieShop.com miliknya. Anda punya cara lain? Berikan komentar Anda ya.

(mdk/kad)