Merdeka.com - Pasca-andemi covid-19 membuat banyak perusahaan menerapkan kebijakan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah. Kebijakan ini diambil untuk mengedepankan kesehatan karyawan, tapi di sisi lain butuh kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait. Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.

Salah satu hal krusial saat WFH adalah kesulitan melakukan pengawasan pada kehadiran karyawan. Padahal absensi menjadi acuan kehadiran karyawan dan berevolusi dari waktu ke waktu. Beberapa karyawan yang saat ini aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absensi menggunakan mesin kartu manual hingga finger print seperti sekarang.

Namun saat ini, absensi manual seperti finger print menjadi tidak relevan, karena karyawan bekerja dari rumah dan HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.

Maka itu, banyak perusahaan menerapkan sistem absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya di grup kantor.Yang mana proses tersebut kurang praktis dan HR masih melakukan rekapan secara manual. Dari problem inilah, absensi online kemudian menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji di masa pandemi.

Standie Nagadi, VP Marketing Mekari, menjelaskan pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis, yang mana teknologi memiliki peran besar. Salah satunya menerapkan aplikasi absensi karyawanaplikasi absensi karyawan sebagai tolak ukur kehadiran karyawan.

"Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi secara online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir,” ujar Standie dalam rilisnya, Selasa (21/4).

Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS), melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips untuk HR mengantisipasi masalah pengelolaan absensi selama WFH:

1. Buat Jadwal dan Pastikan Karyawan AbsenTentukan tujuan bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan. Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absensi setiap hari.

Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur Live Attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan dengan mudah karena karyawan bisa Clock in/ Clock Out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari rumah.

2. Terapkan Jam Kerja FleksibelSistem bekerja dari rumah sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Tentu diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai UU Ketenagakerjaan.

3. Berlakukan Sistem Shift

2018 Merdeka.com

Jika masih ada karyawan yang harus datang ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk menghindari penularan Covid-19. Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu, yang ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal selesai.

4. Rekap Laporan Kehadiran KaryawanDi masa pandemi rekap laporan karyawan menjadi tantangan sendiri bagi HR, jika masih menggunakan mesin finger prints atau time cards. Dengan bantuan teknologi seperti Talenta, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan gaji demi menarik data absensi.

Fitur unggulan Live Attendance memungkinkan karyawan melakukan Clock In/Out langsung dari ponsel mereka. Data absensi tersebut kemudian direkam secara otomatis dan laporannya dapat langsung diakses oleh HR.

5. Hitung Gaji Karyawan Sesuai AbsensiRekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual, tentu mempersulit proses kerja HR dan berpotensi mempengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan.

Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur payroll sangat membantu HR mempersingkat proses kerja, karena terintegrasi dengan fitur absensi.

Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah terkalkulasi otomatis. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi.

Tak hanya itu, fitur Payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full atau prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh pegawai. Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.