Repotnya menjadi resepsionis virtual office

Merdeka.com - Menjadi seorang resepsionis atau front office yang bekerja di kantor bersama atau virtual office hampir sama dengan resepsionis di kantor pada umumnya. Namun satu lantai gedung dihuni oleh berbagai macam perusahaan membuat para resepsionis ini kadang kewalahan untuk menerima tamu yang akan berkunjung.

Ferliana (26) yang sudah bekerja dua tahun sebagai resepsionis di salah satu penyedia jasa virtual office. Dia menceritakan di tahun pertama bekerja sempat mengalami kerepotan untuk mengurus surat yang masuk untuk berbagai perusahaan. Di meja penerimaan tamu, tumpukan surat yang ditujukan untuk berbagai macam perusahaan menjadi pekerjaan sehari-hari Ferliana untuk diberikan kepada kurir untuk diantarkan ke perusahaan yang menjadi klien kantornya.

Selama beberapa bulan dia harus menghafal kantor-kantor apa saja dan di mana letaknya. Pernah satu hari, dia direpotkan dengan 10 surat yang datang untuk satu perusahaan dan datang secara bersamaan. Tetapi lama kelamaan menjadi hafal klien yang menggunakan jasa kantor bersama. "Kalau waktu baru awal kerja sih ada suka tertukar PT A ke PT B tapi itu juga sebentar, dan lama kelamaan jadi hafal," kata

Ferliana yang menggunakan pakaian blazzer hitam dipadu dengan sedikit warna merah muda dan rok pendek hitam, ketika ditemui merdeka.com di sela-sela waktu kerjanya, beberapa waktu lalu.

Untuk mempermudah menyortir surat, dia menempatkannya di sebuah ruangan yang disebut 'mailing room'. Di sana dia menyusun surat berdasarkan abjad nama perusahaan yang terdaftar di kantor virtual office.Tidak hanya itu,Ferliana juga disibukkan dengan menerima telepon serta menghubungkannya ke berbagai perusahaan klien kantornya.

Setiap hari dia pun harus menyapa dengan ramah berbagai tamu yang akan berkunjung ke perusahaan yang menggunakan jasa kantor bersama.Biasanya, kata Ferli jika ada klien, calon klien ataupun kurir yang akan mengambil surat dia langsung sigap menyapa dan memberikan salam seperti resepsionis pada umumnya.

Kemudian, ketika calon klien yang ingin menggunakan jasa kantor bersama, dia langsung memberikan brosur layanan yang ditawarkan kepada calon klien. Dia juga sering berhadapan dengan klien yang ribet. Secara langsung berhadapan ataupun melalui telepon. Tetapi dia menghadapinya secara santai dan menjadi sebuah rutinitas pekerjaannya sebagai resepsionis.

Ferli menceritakan juga center dia bekerja merupakan tempat paling ramai. Apalagi jika banyak perusahaan yang mengadakan pertemuan atau meeting. Ditambah dengan datangnya surat serta telepon secara bersamaan.

"Di sini kan center paling ramai. Jadi kalau ada surat yang berbarengan kami benar-benar sibuk. Yang diutamakan surat yang datang, dan kalau ada orangnya di sini kita langsung antarkan ke ruang meeting. Tetapi kalau kantor aslinya bukan di sini kita sortir dan tunggu kurir yang mengambilnya," kata Ferli.

Dia menjelaskan ketika awal masuk bekerja sebagai resepsionis tidak sendiri langsung dilepas menerima tamu. Dia ditemani oleh senior yang sudah mengerti bagaimana tata cara menerima tamu serta menyortir surat untuk klien yang menggunakan jasa virtual office.

Dalam menerima telepon pun Ferli harus menggunakan bahasa yang ramah terhadap siapapun yang akan menghubungi kliennya. Dia mencontohkan saat dia menerima telepon dia bertugas mewakili salah satu perusahaan yang menjadi kliennya. Seolah-olah dia menjadi bagian perusahaan yang menggunakan jasa virtual office.

"Misalnya PT A. Thank you for calling PT A, this is Ferli speaking. Nah nanti dari situ yang si penelepon ngomong mau bicara sama bapak siapa atau ini siapa," kata Ferli mencontohkan. Setelah itu, dia tinggal sambungkan kepada perusahaan yang akan dituju oleh si penelepon. Ferli tinggal menekan tombol nomor sambungan, tidak lama kemudian si penelepon terhubung dengan tujuannya.