Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Efektif di Mata HRD: Langkah Membuat sampai Tips Mengirimnya

Kenapa pencari kerja harus tahu cara membuat surat lamaran kerja yang bagus?

Surat lamaran kerja adalah salah satu hal yang sangat penting ketika Anda mencari pekerjaan.

Surat ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan kualifikasi, pengalaman, dan kepribadian Anda yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar.

Surat lamaran kerja yang baik akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara dari perusahaan yang Anda inginkan.

Walaupun menyadari pentingnya surat lamaran kerja, banyak orang yang masih belum tahu bagaimana cara membuat surat lamaran kerja yang efektif dan menarik perhatian HRD.

Berikut adalah cara membuat surat lamaran kerja yang besar kemungkinannya dilirik HRD.

Simak langkah-langkah membuat sampai tips mengirimkan surat lamaran kerja lewat email.

Sebelum Anda belajar cara membuat surat lamaran kerja, Anda perlu mengetahui alasan mengapa HRD sering mengabaikan atau menolak surat lamaran pencari kerja.

Salah satu alasan utamanya adalah karena Anda tidak memenuhi persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Karena itulah, Anda harus membaca dengan teliti informasi lowongan pekerjaan dan menyesuaikan CV Anda dengan posisi yang Anda lamar.

Alasan lainnya adalah karena Anda tidak mengirim surat lamaran kerja dengan cara yang benar.

Saat ini, banyak perusahaan yang menerima surat lamaran kerja melalui email. Namun, banyak pencari kerja yang tidak memperhatikan etika dan cara mengirim surat lamaran lewat email dengan baik.

Misalnya, Anda tidak menggunakan subjek email yang jelas dan informatif, tidak menyertakan salam dan penutup yang sopan, tidak menyebutkan nama kontak HRD, atau tidak melampirkan berkas-berkas lamaran dengan format yang sesuai.

Hal-hal ini bisa membuat HRD menganggap surat lamaran Anda tidak profesional dan niat Anda dalam mencari pekerjaan tidak serius.

Berikut ini langkah-langkah dan cara membuat surat lamaran kerja.

Tuliskan poin-poin berikut secara berurutan.

Pastikan surat lamaran kerja yang baik harus singkat, jelas, dan profesional.

1. Tempat dan tanggal penulisan surat.

2. Kepada Yth. nama orang beserta gelar dan jabatannya atau perusahaan yang dituju.

3. Alamat lengkap perusahaan juga tidak boleh dilewatkan.

4. Salam pembuka.

5. Kata pengantar/pembukaan

Saat menuliskan kata pengantar atau pembuka dalam surat lamaran kerja, cantumkan di mana Anda mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja yang dibuka pada perusahaan yang Anda tuju. Baik dari surat kabar maupun internet, atau teman Anda.

Sebutkan posisi jabatan pekerjaan yang Anda pilih jika dalam perusahaan tersebut membutuhkan banyak sekali karyawan baru.

6. Biodata pribadi

Tuliskan nama lengkap Anda, tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap, nomor telepon atau nomor handphone, E-Mail, Pendidikan (tidak wajib). Jika Anda ingin menulis latar belakang pendidikan Anda, tulis saja latar belakang pendidikan tertinggi Anda.

7. Pengalaman kerja dan kemampuan Anda

Jika sebelumnya Anda pernah bekerja, tulisan pekerjaan Anda sebelumnya. Jika belum pernah bekerja (fresh-graduate) tidak usah. Tulis juga kemampuan Anda yang sekiranya dibutuhkan dalam perusahaan tersebut.

8. Penutup

Tulislah bahwa Anda mempunyai keinginan besar agar diterima di perusahaan tersebut. Jangan lupa mengucapkan Terima kasih.

9. Lampiran surat lamaran kerja

Agar perusahaan yang Anda tuju semakin yakin untuk menerima Anda, lampirkan juga hal-hal yang dapat menambah nilai Anda. 

Hal yang sebaiknya ada sebagai lampiran adalah:

• Pas foto (foto terbaru)
• Fotokopi KTP
• Daftar riwayat hidup
• Fotokopi ijazah terakhir
• Fotokopi sertifikat kompetensi (kursus atau pelatihan yang pernah Anda ikuti)

Berikut tips menulis surat lamaran kerja agar peluang Anda diterima semakin besar.

1. Sesuaikan dengan Persyaratan Lowongan Pekerjaan

Sebelum Anda menulis surat lamaran kerja, pastikan Anda telah membaca dan memahami persyaratan yang dibutuhkan oleh pemberi kerja.

Jangan menulis hal-hal yang tidak relevan atau keluar dari konteks pekerjaan yang Anda lamar.

2. Gunakan Bahasa Baku yang Baik dan Benar

Surat lamaran kerja adalah dokumen resmi yang mencerminkan profesionalisme Anda.

Gunakan bahasa baku yang sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Perhatikan juga tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan kapitalisasi yang tepat.

3. Buatlah Kalimat yang Mudah Dipahami dan Menarik

Surat lamaran kerja Anda akan dibaca oleh pemberi kerja yang mungkin memiliki banyak surat lamaran lain untuk ditinjau.

Buat kalimat yang mudah dipahami, singkat, padat, jelas, sopan, dan menarik.

Gunakan kata-kata yang dapat menunjukkan kelebihan dan keunggulan Anda sebagai calon karyawan.

Hindari menggunakan kata-kata yang bersifat negatif, merendahkan diri sendiri, atau mengkritik pihak lain.

4. Tuliskan Tujuan Surat dan Nama Penerima dengan Jelas

Salah satu hal penting dalam surat lamaran kerja adalah tujuan surat dan nama penerima surat.

Anda harus menuliskan tujuan surat secara eksplisit, misalnya "Bersama ini saya bermaksud mengajukan diri sebagai ...". Anda juga harus menuliskan nama penerima surat dengan benar, termasuk gelar dan jabatan yang dimilikinya.

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surat, Anda dapat menggunakan sapaan umum seperti "Kepada Yth. HRD ..." atau "Kepada Yth. Pimpinan ...". Jangan lupa untuk mencantumkan alamat perusahaan secara lengkap.

5. Periksa Kembali Surat Lamaran Kerja Anda

Setelah Anda selesai menulis surat lamaran kerja, jangan langsung mengirimkannya tanpa melakukan pengecekan ulang.

Baca kembali surat lamaran kerja Anda dan pastikan tidak ada kesalahan ketik, salah eja, atau salah tata bahasa.

Pastikan juga tidak ada pengulangan kata yang tidak perlu.

6. Gunakan Kertas yang Bersih dan Rapi

Gunakan kertas yang bersih dan rapi untuk mencetak surat lamaran kerja Anda.

Jangan menggunakan kertas yang kotor, bekas terlipat, bekas dihapus, bekas tip-ex, atau bekas coretan.

Jika Anda menulis surat lamaran kerja dengan tangan, pastikan tulisan Anda rapi dan mudah dibaca.

Hindari menggunakan tulisan tegak bersambung atau tulisan miring.

Gunakan tisu untuk mengalasi tangan Anda agar kertas tidak kotor atau terlipat.

Saat mencari pekerjaan, salah satu hal yang tak kalah penting untuk diperhatikan adalah cara mengirim lamaran lewat email.

Jika Anda tidak memperhatikan hal-hal tertentu saat mengirimkan berkas lamaran, bisa saja berkas Anda tidak diperhatikan oleh HRD.

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa Anda ikuti seperti dilansir dari Liputan6.com.

1. Konversi Berkas Lamaran ke Format PDF

Sebelum mengirimkan lamaran lewat email, pastikan Anda sudah mengubah semua berkas yang dibutuhkan ke format PDF.

Berkas-berkas tersebut antara lain CV, surat lamaran kerja, ijazah, sertifikat, KTP, foto, dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan persyaratan perusahaan.

Usahakan ukuran file tidak melebihi 2 MB.

2. Tulis Judul dan Isi Email dengan Jelas

Judul email sangat penting untuk menarik perhatian HRD dan memudahkan mereka mencari email Anda di antara ratusan email lainnya.

Tulislah judul email dengan singkat dan jelas, misalnya:

(Posisi yang dilamar) (Nama Lengkap)

3. Jangan Biarkan Body Email Kosong

Isi atau body email juga harus Anda tulis dengan baik.

Jangan biarkan body email kosong tanpa ada penjelasan apa pun.

Anda bisa menulis identitas diri dan nomor kontak yang bisa dihubungi, serta sumber informasi lowongan pekerjaan yang Anda dapatkan (cover letter).

Gunakan bahasa yang sopan dan formal, tapi tetap singkat.

4. Lampirkan Persyaratan untuk Posisi yang Dibutuhkan Perusahaan

Sebelum mengirim email lamaran, pastikan Anda sudah mempersiapkan semua berkas yang diminta oleh perusahaan. Biasanya, perusahaan akan meminta file lamaran dalam format PDF dan foto dalam format JPG atau PNG.

Perhatikan juga apakah perusahaan menginginkan semua berkas dimasukkan ke dalam satu folder atau tidak. Jika ya, Anda bisa mengompres folder tersebut dengan format zip, rar, atau lainnya. Jika tidak, Anda bisa melampirkan berkas satu per satu seperti biasa.

5. Periksa Ulang Semua Persyaratan sebelum Dikirim

Pastikan Anda menggunakan alamat email yang aktif dan profesional.

Selain itu, jangan melamar lebih dari satu posisi di perusahaan yang sama. Hal ini bisa menunjukkan bahwa Anda tidak fokus atau tidak serius.

Anda juga harus membersihkan akun media sosial dari postingan-postingan yang kurang baik.

Beberapa HRD biasanya akan melihat aktivitas media sosialmu untuk mengetahui kepribadian.

6. Jangan Menulis Resume yang Mengada-Ada

Resume harus ditulis dengan jujur dan sesuai dengan fakta. Jangan mencantumkan hal-hal yang tidak benar atau tidak relevan.

7. Pastikan Layout CV Rapi

Periksa tata letak dari CV Anda. Pihak HRD enggan membaca CV yang berantakan. Hal ini akan menyulitkan mereka untuk mencari informasi yang dibutuhkan

Susun CV dengan jelas dan terstruktur. Jangan lupa jelaskan pula setiap poin yang Anda tunjukkan dalam CV.

Demikian cara mengirim lamaran pekerjaan lewat email yang perlu kamu ketahui.

Itulah cara membuat surat lamaran kerja yang mudah dan tentu saja mempunyai peluang besar untuk diterima pada perusahaan yang Anda inginkan. Semoga bermanfaat.